Välj rätt kassasystem för dina behov - 10 tips som sparar dig tid och pengar
Kassaguiden 10 tips som sparat tid och pengar
Inlösenavtal? Kassaregister? Kortterminal? Kassasystem?
Vi vet, världen av kassasystem och tillbehör är något av en djungel av olika begrepp och lösningar som kan kännas krånglig och svårnavigerad.
För att vägleda dig har vi tagit fram en enkel sammanfattning över vilka val du har, vad som är bra att tänka på̊ och inte minst hur vi på Onslip kan hjälpa dig att komma igång på nolltid.
5 viktiga frågor innan du väljer kassasystem
1. Vilka specifika behov har min bransch?
Kraven på ett kassasystem skiljer sig markant åt beroende på nisch. Driver du restaurang eller café är funktioner som bong-hantering till köket och en tydlig bordskarta helt avgörande för smidig hantering av bordsbeställningar. För en detaljhandelsbutik ligger fokus snarare på smidig lagerhantering, stöd för streckkodsläsare och hantering av presentkort.2. Hur ser användarvänligheten ut för personalen?
Om du har anställda är ett användarvänligt gränssnitt A och O. Ett svårnavigerat system ökar risken för slå fel i kassan och skapar onödiga köbildningar. Ett användarvänligt system minskar startsträckan vid nyanställningar och säkerställer att fokus hamnar på kundmötet istället för på tekniken. Ett användarvänligt kassasystem innebär även att du som ägare kan hantera och administrera kassan enklare utan att behöva vara en teknikexpert.3. Erbjuder jag de betalsätt som kunderna kräver?
För att aldrig tappa försäljning måste ditt kassasystem kunna hantera allt från kortbetalning och kontanter till moderna alternativ som Swish för företag och fakturabetalning. För att betalflödet ska fungera smidigt behövs även kassaskoppling till betalterminaler för att undvika fel vid kortbetalningar och skapa ett snabbare betalflöde.4. Kan jag automatisera bort administrationen?
Att jobba smart innebär att låta olika system prata med varandra. Genom att välja ett system med färdiga integrationer mot ditt bokföringsprogram eller personalsystem kan du automatisera dagsavslut och skapa lönsammare schemaläggning. Det sparar värdefulla timmar som du istället kan lägga på att utveckla din lönsamhet.5. Hur ser leverantörens villkor och support ut?
Välj en kassaleverantör som arbetar med transparens. Undvik långa, låsta avtal på 60 månader och kontrollera noga vad som faktiskt ingår. Ingår teknisk support när det krisar och som faktist hjälper dig? Ingår löpande mjukvaruuppdateringar så att systemet alttid erbjuder förbättringar och nya funktioner.10 tips för att välja kassasystem
Slipp pappersarbete
01
Låt kassasystemet göra administration enklare
Som restaurangägare och som småföretagare jobbar man i många olika system för att hantera personal, försäljning, bokföring och administration.
Med rätt kassasystem kan du integrera alla dessa och lägga mindre tid på manuellt arbete. Ta kontroll över hela kedjan med ett digitalt kassasystem som är molnbaserat. Genom att jobba digitalt sparar du tid och kan fokusera på det du brinner för din verksamhet och dina kunder och gäster.
De populäraste system att koppla ihop med kassasystemet för att minska administrationen och stressen är ekonomiplattformar som Fortnox, Spiris, Bjorn Lunden för att hantera dagsavsluten automatiskt, sedan är det betallösningar som kortterminaler och betalmetoder som till exempel Swish.
Om du har anställda är det även populärt att koppla personalsystem för att hantera löner, scheman, personalliggare och instämpling. Fördelen att koppla personalsystemet till kassasystemet är att du enklare kan planera scheman och se till att personalkostnader inte blir för höga.
Vem står bakom kassan?
02
Enkelt och användarvänligt kassasystem
Börja med att fundera på ditt företags behov gällande kassalösning för att hitta rätt balans mellan funktionalitet, service och pris. Har du uteservering och är i behov av mobilt kassasystem? Är det långa köer under rusningstid? Vill du kunna parkera notor och använda bordskarta?
Välj ett kassasystem som uppfyller alla dina behov och samlar alla tjänster och funktioner under ett tak så att du kan känna dig trygg och säker, allt ska bara fungera.
Olika typer av kassasystem
Det finns en uppsjö av olika typer av kassasystem. Alltifrån knappkassor som har begränsad funktionalitet och ofta mer komplexa, PC kassor som hanterar det mesta lokalt på kassaenheten likt en dator, expresskassor eller självbetjäningskassor för att låta gästerna själva hantera beställningen och köpet, sedan finns molnbaserade kassasystem som är den vanligaste typen av kassasystem.
Därför molnbaserade kassasystem vanligast idag
Att använda ett molnbaserat system är lika enkelt som att använda en app på din telefon eller surfplatta, och gör det möjligt att jobba digitalt. En annan fördelen är även att molnbaserade kassor går att använda på flera olika typer av enheter som surfplattor, telefoner, kassahårdvaror och android betalterminaler. Tack vare det är molnbaserade kassalösningar väldigt flexibla, passar molnbaserade POS lösningar många olika typer av branscher och behov.
Användarvänlighet är A och O
Det är viktigt att personalen snabbt kan lära sig systemet och är utformat för att minimera misstag. Det är särskilt viktigt om man bedriver en säsongs verksamhet som varje år har ny personal som behövs läras upp. Kassaleverantörer som erbjuder demo eller en riskfri provperiod kan vara ett alternativ som låter dig provköra systemet innan du bestämmer dig och få testa om systemet uppfyller de kraven som du ställer på användarvänlighet.
Vilka funktioner behöver du?
03
Funktioner som bidrar till öka försäljning
Driver du restaurang eller kafé́ behöver ditt kassasystem leverera följande funktioner och tillbehör:
- Bongskrivare
- Bordskarta
- Delad nota
- Beställningsenhet
- Kassakopplad kortterminal
- Presentkort, kuponghäfte eller värdebevis
- Personalliggare
- Inlösenavtal
- Fysisk eller molnbaserad kontrollenhet
- Snabba kortterminaler
- Personlig support som är öppen 7 dagar i veckan
- Webbaserat backoffice för att kunna hantera kassan från distans
- Rapporter och statistik
- Fria uppdateringar
Ett kassasystem bör minst ha de grundläggande funktioner som krävs för att ett kassasystem ska vara godkänt att använda av Skatteverket, det vill säga vara ett kassaregister. Men de grundläggande funktionerna i ett kassaregister kommer inte att räcka för att driva din verksamhet effektivt och lönsamt, utan behöver övriga funktioner för att underlätta försäljning, administration och rapporter.
I dagens digitala samhälle går utvecklingen snabbt framåt och det gäller även för kassasystem. För att ditt kassasystem ska ständigt följa samhällets snabba digitala utveckling så behöver din kassaleverantör kunna erbjuda kontinuerliga uppdateringar under året. Onslip kassasystem genomför flera uppdateringar om året så att din kassa alltid ligger i framkant och hänger med i utvecklingen.
Nykundskampanj på kassasystem
Vi har hjälpt 1000-tals småföretagare och restauranger
Starta
Allt du behöver för att börja ta betalt.-
Spara 200kr
- 90 dagar nöjd kundgaranti
- Personlig support 7 dagar i veckan
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för fr. 165 kr/mån
- Kontrollenhet ingår
- Inlösenavtal fr. 0,99%*
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Standard
Maximera försäljningen med smarta flöden-
Spara 300 kr
- 90 dagar nöjd kundgaranti
- Personlig support 7 dagar i veckan
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för fr. 165 kr/mån
- Kontrollenhet ingår
- Inlösenavtal fr. 0,69%*
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Premium
Perfekt för restauranger-
Spara 400 kr
- 90 dagar nöjd kundgaranti
- Personlig support 7 dagar i veckan
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för fr.165 kr/mån
- Kontrollenhet ingår
- Använd valfritt inlösen eller få fr. 0,3%
Backoffice
04
Full koll med Backoffice i molnet
Ditt Backoffice är portalen som du hanterar ditt kassasystem och bör vara webbaserat för att du ska kunna hantera kassan vart du än är. I Backoffice ska du kunna korrigera till exempel priser, lägga till produkter, se rapporter och statistik, lägga till personal, se personalliggaren, utan att behöva stå vid kassan.
Till exempel:
- Ge varje anställd egen inloggning så att du kan se vem som gjort vad.
- Gå enkelt in i vårt administrationsverktyg och ta fram försäljningsstatistik och rapporter.
- Ta fram bokföringsunderlag till din revisor eller för över uppgifter till ditt bokföringsprogram.
- Koppla ihop ditt kassasystem med dina favorit tjänster
- Generera en SIE-fil med ett knapptryck.
- Lägga till och ändra produkter.
I Onslips kassalicenser ingår BackOffice, Onslip360, som är tillgänglig via webben. Perfekt om du önskar hålla ett öga på̊ företaget när du är på språng, i fjällstugan eller hemma.
Nu har du snart läst hälften!
05
Inlösenavtal - spara pengar
För att kunna ta betalt för dina tjänster och produkter med en kortterminal måste du ha ett inlösenavtal som hanterar korttransaktionen. Inlösen. avtal består av oftast av en procentuell andel av kortköpet. Ett bra inlösen avtal brukar ligga under 1,79%.
Onslip erbjuder ett av marknadens bästa inlösenavtal och hjälper dig att behålla mer pengar för det du säljer. Vi har scannat marknaden efter de bästa leverantörerna med de mest förmånliga inlösenavtalen.
Onslip erbjuder även möjligheten att använda sitt befintliga inlösenavtal. Kontakta en rådgivare på Onslip för att se om ditt befintliga inlösenavtal fungerar med kortterminaler som har kassakoppling till Onslip.
06
Se upp för långa bindningstider
Kassalösningar offereras ofta med finansieringsförslag. Här är det viktigt att ta fram förstoringsglaset och lusläsa det finstilta så att du får full koll på dina kostnader och inte råkar ut för tråkiga överraskningar.
Många leverantörer erbjuder ett pris baserat på̊ 48-60 månaders finansiering med bindningstid. Kolla upp vad som ingår under avtalstiden och vad som gäller efter att finansieringsperioden är slut. Det är inte ovanligt att småföretagare fastnar i långa bindningstider, som är svåra att ta sig ur.
Så håll utskick efter kassaleverantörer lik Onslip som erbjuder korta bindningstider som inte sträcker sig över flera år.
Driftsäkerhet
07
En driftsäker kassa är A och O
Hur känslig din verksamhet är för driftstörningar kan avgöra vilken sorts kassalösning som är bäst lämpad för dig. Kassasystemet är hjärtat av din försäljning och behöver alltid vara redo för att kunna hantera ett köp, utan strul.
Har du många gäster under rusningstid är det lämpligt med en stationär kassa med fysisk kontrollenhet till Skatteverket som klarar av offlineköp eller har en backup lösning som 4G för att säkerställa att när internet i lokalen går ner så kan kassan byta över till det mobila 4G nätet.
Är det ett jämnare tempo på jobbet kan du klara dig med ett mobilt kassasystem som är nätt och smidigt.
Värt att veta är att den som bedriver kontant försäljning av varor och tjänster för mer än 236 800 kronor /räkenskapsår för 2026 är enligt lag skyldig att ha ett godkänt kassaregister sedan 2009, då lagen infördes.
Support
08
Ställ krav på din support
När ett tekniskt hinder uppstår i ditt kassasystem är varje minuts stillestånd en förlorad intäkt. Därför är det helt avgörande med en kassaleverantör som erbjuder blixtsnabb assistans och har pedagogiskt dokumenterade supportsidor för självhjälp.
Många småföretagare betonar att det inte bara handlar om att få ett svar, utan om att mötas av en personlig och serviceminded supportavdelning som besitter hög teknisk kompetens. Att snabbt få kontakt med en expert som förstår din specifika hårdvara och mjukvara är skillnaden mellan en stressig arbetsdag och en smidig köpupplevelse för dina kunder.
En trygg support ser till att din betalterminal, kassasystem och din kontrollenhet alltid rullar som de ska.
För att vara säkra på att vi på Onslip levererar precis det, mäter vi regelbundet kundnöjdhet och kan stolt konstatera att vi ligger på över 97% och svarar 80% av supportsamtalen inom 30 sekunder under öppettiderna.
Onslip erbjuder kostnadsfria kundtjänst och hanterar över 1000 kunder från hela Sverige och har alltid siktet inställt på att förbättra och utveckla produkten.
Dessutom har vi tagit fram en massa pedagogiska hjälpguider som utbildningsmaterial och väldokumenterad supportsida om du först vill se om du kan lösa problemet själv.
Du hittar guiderna här.
Startpaket
Påskkampanj för nya kunder
Alla paket inkluderar kostnadsfri tillgång till Onslips uppskattade support, service, och regelbundna uppdateringar av mjukvaran, och Onslips Backoffice med avancerade rapporter.
Vi har hjälpt 1000-tals småföretagare och restauranger
Starta
Allt du behöver för att börja ta betalt.-
Spara 280kr
- 90 dagar nöjd kundgaranti
- Personlig support 7 dagar i veckan
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för fr. 165 kr/mån
- Kontrollenhet ingår
- Inlösenavtal fr. 0,99%*
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Standard
Maximera försäljningen med smarta flöden & full koll.-
Spara 380 kr
- 90 dagar nöjd kundgaranti
- Personlig support 7 dagar i veckan
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för fr. 165 kr/mån
- Kontrollenhet ingår
- Inlösenavtal fr. 0,69%*
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Premium
Perfekt för restauranger med bordsservering.-
Spara 530 kr
- 90 dagar nöjd kundgaranti
- Personlig support 7 dagar i veckan
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för fr.165 kr/mån
- Kontrollenhet ingår
- Använd valfritt inlösen eller få fr. 0,3%
Enterprise
För dig som behöver flera kassor och har större behov.- 90 dagar nöjd kundgaranti
- Personlig support 7 dagar i veckan
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för fr.165 kr/mån
- Kontrollenhet ingår
- Använd valfritt inlösen eller fr. 0,3%
09
Kicka igång direkt med Onslips startpaket - inga dolda avgifter.
Onslip erbjuder en helhetslösning med kassalicens och kassaterminal från en och samma leverantör.
Detta innebär att du pratar direkt med utvecklaren av hela kassalösningen. Det ger dig ökad trygghet och ett bättre pris. Vi ger dig en telefonguidad installation så att du snabbt och enkelt kan komma igång.
Boka demo
10
En närmare titt innan du bestämmer dig? Boka din demo idag!
En närmare titt innan du bestämmer dig? Boka din demo idag!
Ladda ner Onslips kassa-app och bekanta dig med vår enkla och moderna kassa.
Passa även på att boka en kostnadsfri demo av kassan redan idag!
Vi ringer dig
Eller ring oss på tel 0500-600111
* Obligatorisk uppgift. Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
