Har ditt företag en försäljning på över 189 200 kr under 12 sammanhängande månader? I så fall behöver du ett kassaregister och en kontrollenhet för att kunna hålla koll på din försäljning på rätt sätt. Skatteverket kräver nämligen att vinstdrivande företag som säljer för mer än fyra prisbasbelopp ska ha ett godkänt kassaregister.
Att skaffa ett kassaregister är inte lika svårt och krångligt som det kanske låter. Så snart du har listat ut vilken typ av kassaregister som passar ditt företag bäst, så är det bara att välja om du vill göra investeringen att köpa ett kassaregister eller om du vill hyra ett.
Det finns olika sorters kassaregister att välja mellan. Det finns stationära kassor med en stor dataskärm och kassalåda, sådana som ofta syns i matbutiker. Sedan finns det även smidiga mobilkassor som du kan ha i din smartphone eller på surfplattan. Då blir du mer flexibel och kan ta betalt av dina kunder på ett smidigare sätt. Vilken typ av kassa som passar dig bäst beror bland annat på hur högt tryck du har på kassan, alltså om du har rusningstider med många kunder eller inte. Låt helt enkelt ditt behov och din företagstyp bestämma vilken typ av kassa du behöver.
För att skaffa ett kassaregister bör du jämföra flera olika leverantörer, både sådana som säljer kassaregister och sådana som hyr ut. Ju mer ingående jämförelse du gör desto enklare blir det för dig att göra rätt val redan på första försöket. Jämför de olika aktörernas kassaregister och de olika systemen. Det finns en hel del att ha i åtanke när du tar ditt beslut:
– Hur enkla är de att modifiera och vilka funktioner finns?
– Kan kassaregistren integrera med den allt populärare betaltjänsten Swish och tillkommer det i så fall en extra avgift?
– Kommer registret med en fysisk kontrollenhet eller med en molnbaserad?
– Vad kostar det att köpa eller hyra de olika kassaregistren och ingår support?
Det finns alltså många faktorer att ta hänsyn till innan det är dags för dig att bestämma dig för företagets nya kassaregister, så gör grundjobbet noggrant.
Det första, och kanske viktigaste, du bör fråga dig själv när du står i valet och kvalet mellan att köpa och hyra ett kassaregister är: ”Hur mycket säljer jag för?” Generellt kan man säga att ju större omsättning ditt företag har, desto fördelaktigare är det att köpa ett kassaregister. Om du däremot har nytt företag med lägre försäljningssiffror kan det gott och väl räcka med att hyra ett.
Om du väljer att hyra ett kassaregister så kan du ofta välja mellan korttidskontrakt och långtidskontrakt hos de olika aktörerna. Ett korttidskontrakt är lämpligt om du ska öppna en pop-up affär, ställa ut på en mässa eller anordna ett evenemang. Alltså ett kassasystem som behövs under en begränsad period. Om du däremot behöver ett kassaregister för restaurang eller butik så är ett långtidskontrakt det självklara valet.
Det finns många fördelar med att hyra ett kassaregister. Bland annat behöver du inte binda upp en massa pengar i ett dyrt kassasystem utan kan betala månadsvis. Det blir då extra lönsamt, speciellt för mindre företag som har mindre likviditet. Att hyra ett kassasystem är inte en allt för stor utgift utan du kan ofta komma undan med 300 kr till 1 000 kr per månad. Priset beror på hur avancerade funktioner du behöver samt hur seriös aktör du vänder dig till. Andra saker som påverkar priset är hur många enheter som behövs, avtalsperiodens längd samt kapacitet och prestanda. Det är viktigt att gå efter kvalitet snarare än lägsta pris. Det är ofta billigast att hyra en mobil kassa som du använder i en surfplatta eller smartphone.
Om du istället funderar på att köpa ett kassaregister så innebär det en större utgift, men det är också en väl värd investering om du har ett företag som kommer att växa. Du köper då in alla nödvändiga enheter som krävs för ditt kassaregister. Hit räknas bland annat kassasystem, kassalåda, kortläsare, kontrollenhet och liknande. Det är alltså en stor utgift och därmed är det ännu viktigare att du väljer rätt leverantör. En nackdel med att köpa ett kassaregister är just den höga engångskostnaden, men en fördel är att företaget slipper de löpande utgifterna, så det beror på vad som passar bäst för din verksamhet. Det är viktigt att kassasystemet är lönsamt såväl på kort som lång sikt.
Det är möjligt att köpa begagnade kassaregister, men om du väljer att göra det så är det viktigt att ha koll på såväl de fördelar som de risker som finns. Den generella fördelen med att köpa ett begagnat kassaregister är att det ofta är billigare än ett nytt system. Ditt företag kan alltså spara in en del pengar på att leta efter begagnade register.
Var dock uppmärksam på att ett registers licens ofta är knutet till hårdvaran och om denna ändras så är inte ditt kassasystem längre godkänt. Om du köper ett begagnat kassasystem så kan det dessutom vara låst. Var noga med att kolla när du köper ett äldre, begagnat kassasystem så att det inte är ett äldre system som inte är certifierat. Enligt lagen från 2010 så måste alla kassasystem vara just certifierade för att vara godkända av Skatteverket.
Om du köper ett begagnat system kan du inte använda ett gammalt kontrollsystem. Det kontrollsystem som den förre ägaren använde måste nämligen sparas i fem år enligt svensk lag. Du måste alltså investera i en ny kontrollenhet, oavsett vilket kassasystem du köper. Priset för en kontrollenhet ligger runt 2 500 kr till 80 000 kr. Det är en stor prisvariation men priset baseras på hur många kassor som ska kopplas till kontrollenheten.
Var dock uppmärksam på att ett registers licens ofta är knutet till hårdvaran och om denna ändras så är inte ditt kassasystem längre godkänt. Om du köper ett begagnat kassasystem så kan det dessutom vara låst. Var noga med att kolla när du köper ett begagnat kassasystem så att det inte är ett äldre system som inte är certifierat. Enligt en relativt ny lag från 2010 så måste nämligen alla kassasystem vara just certifierade för att vara godkända av Skatteverket.
Om du köper ett begagnat system kan du inte använda ett gammalt kontrollsystem. Det kontrollsystem som den förre ägaren använde måste nämligen sparas i fem år enligt svensk lag. Du måste alltså investera i en ny kontrollenhet, oavsett vilket kassasystem du köper. Priset för en kontrollenhet ligger runt 2 500 kr till 80 000 kr. Det är en stor prisvariation men priset baseras på hur många kassor som ska kopplas till kontrollenheten.
Idag betalar cirka 80 % av alla kunder sina inköp med kort, men en betaltjänst som verkligen är på uppgång är Swish. Allt fler föredrar att betala med hjälp av Swish då det är enkelt och smidigt. Om du som företagare vill kunna te betalt via Swish behöver du dock lägga till en funktion för detta i ditt kassaregister. Du kan nämligen inte ta betalt med Swish och lägga in det som en kortbetalning i kassan. Swish-betalningar behöver alltså en egen knapp, precis som kontant- och kortbetalning behöver separeras.
Det är inte alla kassaregister som är kompatibla med Swish, vissa tillåter denna funktion och andra inte. Det finns dock ett fåtal aktörer på marknaden som kan ordna med en integration till Swish i kassan. Det är en riktigt stor fördel för dig som företagare. Med Swish integrerat förenklas förloppet när du tar betalt och dessutom blir administrationen och bokföringen betydligt enklare. Även när du tar betalt med Swish måste du hålla koll på att alla transaktioner redovisas och att de verifieras på rätt sätt.
För att ha ett kassaregister med Swish måste du först och främst välja en aktör som erbjuder detta. Därefter måste du ingå ett avtal med Swish Handel eller Swish Företag för att ordna så att ditt företag kan ta emot betalningar genom Swish. För att ordna det måste du kontakta din bank. Om du tar betalt med Swish så kommer kundens betalning omedelbart in på ditt bankkonto. Om du har ett kassasystem som kan integreras med Swish kan du erbjuda detta betalningssätt i såväl en fysisk butik som i e-butiker och appar.
Det är inte alla kassaregister som är kompatibla med Swish, vissa tillåter denna funktion och andra inte. Det finns dock ett fåtal aktörer på marknaden som kan ordna med en integration till Swish i kassan. Det är en riktigt stor fördel för dig som företagare. Med Swish integrerat förenklas förloppet när du tar betalt och dessutom blir administrationen och bokföringen betydligt enklare. Även när du tar betalt med Swish måste du hålla koll på att alla transaktioner redovisas och att verifieras på rätt sätt.
För att ha ett kassaregister med Swish måste du först och främst välja en aktör som erbjuder detta. Därefter måste du ingå ett avtal med Swish Handel eller Swish Företag för att ordna så att ditt företag kan ta emot betalningar genom Swish. För att ordna det måste du kontakta din bank. Om du tar betalt med Swish så kommer kundens betalning omedelbart in på ditt bankkonto. Om du har ett kassasystem som kan integreras med Swish så kan du erbjuda detta betalningssätt i såväl en fysisk butik som i e-butiker och appar.
Du kan absolut ha ett mobilt kassaregister för ditt företag och det är dessutom både enkelt och smidigt. Det finns dock vissa tillfällen då du bör undvika att ha ett mobilt kassaregister – till exempel om det är stressigt och högt tryck av kunder.
För mindre försäljningsställen med jämt tryck har ett mobilt kassasystem många fördelar. Med ett mobilt kassaregister kan du lätt och ledigt gå runt inne i försäljningsstället med ditt kassaregister och hjälpa dina kunder. Det är smidigt och enkelt att bära med sig då det mobila kassaregistret ryms i din smartphone eller surfplatta. Det är viktigt att ha i åtanke att ett mobilt kassasystem kräver internettuppkoppling för att genomföra alla försäljningar. Skatteverket godkänner att man använder sig av mobila kassaregister. Ditt mobila kassaregister blir ännu mer fördelaktigt om du kan integrera det med Swish då du i så fall kan erbjuda extra enkla betalningar för dina kunder. Du kan även komplettera ditt kassaregister med en kortläsare och en kvittoskrivare. Då får du ett komplett kassaregister men slipper otympligheten i en stationär kassa.
Om du däremot vet med dig att det ofta blir stressigt vissa tider under dagen, kan det istället vara bra att ha ett fast kassasystem. Du kan känna dig trygg i att det är pålitligt och driftsäkert även under högt tryck. På en restaurang är det ofta högt tryck under lunchtid och middagstid. Med många som står på kö för att få äta och betala är det viktigt att kassasystemet inte lägger av på grund av svajig internetuppkoppling. Då kan du både förlora kunder och få en dålig stämning. På försäljningsställen med rusningstider är det därför bäst att skaffa en stationär kassa som klarar av att slå offlineköp. Kassan ska då ha en fysisk kontrollenhet som sparar all viktig information till Skatteverket.
Det är mycket viktigt att du använder ett godkänt kassaregister. Ett godkänt kassaregister är certifierat och uppfyller därmed de krav som Skatteverket satt upp. Alla företag som säljer för mer än 189 200 kr under 12 sammanhängande månader måste använda sig av ett godkänt och certifierat kassasystem, med mycket få undantag.
Om du har ett gammalt kassasystem utan rätt certifiering kan du lika gärna strunta i att använda ett register. Skatteverket godkänner nämligen inte kassasystem utan certifiering och kontrollenhet. Om du skulle bli påkommen med att använda ett gammalt kassasystem så skriver Skatteverket ut böter för det på 12 500 kronor. Ett kassasystem är alltså en viktig del av ditt företag och inget du bör slarva med.
Det godkända kassaregistret ska spara alla dina transaktioner så att Skatteverket kan kontrollera alla registreringar som har gjorts. Skatteverket ska alltså kunna följa alla försäljningar, returer och övningsslag som du har gjort på kassan och därmed se exakt hur ditt företag påverkats ekonomiskt. Ett godkänt kassasystem ska användas av alla företag som bedriver försäljning med kort- och kontantbetalningar. Kravet på att använda ett certifierat kassaregister finns till för att skydda dig och din verksamhet mot fuskande verksamheter och illojal konkurrens.
Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
