Vi går igenom
Vi går igenom
Att driva företag med försäljning av varor eller tjänster mot kontant betalning eller med kort innebär ett lagkrav: du måste ha ett certifierat kassaregister vid förväntad försäljning på fyra prisbasbelopp (för år 2025 är 235 200 kronor). Men det räcker inte bara med att köpa in ett godkänt system, du som näringsidkare måste också anmäla både kassaregistret och kontrollenheten till Skatteverket innan du genomför transaktioner. Till exempel behöver du göra en anmälan till Skatteverket när du byter kassaregister eller kontrollenhet eller startar en ny verksamhet.
I denna artikel, tar vi även upp vad är ett kassaregister, Videoguide för anmälan till Skatteverket, steg för steg-guide på hur du anmäler, viktiga sidor att hålla koll på och särskiljer på olika begrepp. Vi går även igenom vissa undantag och vad syftet är med ett certifierat kassaregister, allt för att du enkelt ska kunna göra rätt från början.
OBS! Det är alltid du som företagare som ansvarar för att följa Skatteverkets regler kring kassaregister och uppdatera dig kring dem senaste uppdateringarna.
Vad är ett kassaregister?
-
Ett kassaregister består av:
- Kassaterminal (hårdvara eller mjukvara)
- Kontrollenhet – lagrar alla kvittodata i oförändrat skick
-
Ett kassaregister som uppfyller Skatteverkets krav är nödvändigt för att försäljningen och returer ska kunna registreras korrekt och enligt gällande lagstiftning. All försäljning måste registreras i ett kassaregister och varje transaktion ska registreras för att säkerställa korrekt redovisning. Alla former av elektroniska betalningar som till exempel Swish eller traditionella betalmetoder som kontanter och kontokort ska registreras i kassan efter att köpet är genomfört.
För att vara godkänt måste kassaregistret vara certifierat och uppfylla kraven enligt lag. Läs mer om vad är ett kassaregister.
Vem behöver ett kassaregister?
Enligt Skatteverket gäller kravet på kassaregister för alla som:
- Säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inkl. kort, Swish, kuponger eller presentkort)
- Har en omsättning över 4 prisbasbelopp (ca 236 000 kr/år för år 2025)
Undantag finns för vissa verksamheter, som till exempel ideella föreningar, kommuner eller regioner, men dessa måste uppfylla särskilda villkor. Vissa verksamheter kan även ha andra rutiner eller ansöka om andra undantag från kravet på kassaregister. Se vilka verksamheter som inte behöver ett kassaregister.
Viktigt att tänka på vid användning av kassaregister
Onslip kassasystem uppfyller Skatteverkets krav på kassaregister, men för att du ska undvika onödiga kontrollavgifter är det viktigt att du använder ditt kassaregister på rätt sätt i den dagliga verksamheten. Här är några grundläggande rutiner du bör följa:
- Kontrollera att klockan går rätt i kassaregistret – tiden måste stämma för att kvitton och rapporter ska vara giltiga.
- Registrera växelkassan i systemet innan dagens försäljning påbörjas.
- Ta ut en Z-dagrapport varje dag, du har haft försäljning och spara den som en del av bokföringen.
- Spara journal eller kontrollremsa från kassaregistret i minst sju år, eftersom det räknas som räkenskapsinformation.
- Förvara kassaregistrets manual lättillgängligt – den ska visa samtliga funktioner och hur eventuella ändringar görs i systemet.
- Registrera rätt betalsätt vid varje försäljning, oavsett om kunden betalar med kort, kontanter, Swish, kuponger eller presentkort.
För att säkerställa att du följer Skatteverkets föreskrifter kring kassaregister bör du alltid uppdatera dig med den senaste informationen på Skatteverkets hemsida.
Varför måste man anmäla sitt kassaregister till Skatteverket?
Skatteverkets syfte med anmälningsplikten är att säkerställa en korrekt och transparent redovisning av försäljning. Genom att anmäla sitt kassasystem och den tillhörande kontrollenheten kopplas din verksamhet formellt till det kassasystem du använder. Detta möjliggör skatterättslig kontroll, att momsregistrering sker korrekt och minskar risken för svart försäljning.
Att inte anmäla sitt kassaregister med en certifierad kontrollenhet kan leda till kontrollavgifter på upp till 12 500 kronor, en onödig kostnad som lätt undviks. Om en ny överträdelse sker inom 1 år är avgiften 25 000 kronor.
Hur lång tid tar det för Skatteverket att registrera ett kassaregister
Det kan ta upp till 2 veckor innan du får en bekräftelse från Skatteverket på din anmälan av kassaregister och kontrollenhet. Ett registreringsbevis kan ta upp till sex veckor från det att anmälan är gjord. När anmälan är gjord får du bekräftelse och etiketter med identifikationsnummer skickade till dig som ska klistras på kassaregistret och kontrollenheten. Tiden kan dock variera beroende på arbetsbelastning eller om uppgifter behöver kompletteras.
För att undvika förseningar är det viktigt att:
- Alla uppgifter är korrekt ifyllda
- Kontrollenhetens och kassaregistrets nummer stämmer
- Företagsadressen och användningsplatsen är tydligt angivna
Vill du ha exakt information om status i ditt ärende, rekommenderar vi att du kontaktar Skatteverket direkt eller loggar in i deras e-tjänst för att följa upp din anmälan.
Skyltar med identifikationsnummer efter anmälan
När din registrering av kassaregistret och kontrollenheten hos Skatteverket är klar, får du som företagare etiketter (skyltar) med ett identifikationsnummer för både kassaregistret och kontrollenheten. Dessa etiketter skickas ut från Skatteverket och ska sättas väl synligt på respektive enhet. Det är ett krav enligt lagen och gör det enkelt för Skatteverkets kontrollanter att identifiera systemet vid en eventuell tillsyn. Se till att inte ta bort eller täcka över dessa skyltar, de är en viktig del av systemets spårbarhet.
Certifierat och tillverkardeklarerat kassaregister - vad är skillnaden?
När du som företagare säljer varor eller tjänster och omfattas av krav på kassaregister, är det viktigt att förstå skillnaden mellan ett certifierat kassaregister och ett tillverkardeklarerat kassaregister. Dessa två begrepp förekommer ofta i samband med reglerna kring kassaregister, men de innebär olika saker.
Ett certifierat kassaregister är ett kassaregister som har testats och godkänts av ett ackrediterat certifieringsorgan. Det innebär att kassaregistret uppfyller alla de krav som ställs enligt lag och att det är granskat av en oberoende part. För företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller elektroniska betalningar, är det oftast ett certifierat kassaregister som krävs för att uppfylla Skatteverkets regler.
Ett tillverkardeklarerat kassaregister är däremot ett system där tillverkaren själv intygar att kassaregistret uppfyller de tekniska kraven enligt lag. Det är dock viktigt att komma ihåg att ett tillverkardeklarerat kassaregister inte automatiskt är certifierat. För att ett kassaregister ska kunna användas i verksamheter som omfattas av krav på kassaregister måste det vara certifierat enligt Skatteverkets föreskrifter.
Vad gäller om man byter kassaregister eller kontrollenhet?
Om du byter ut ditt kassaregister eller bara kontrollenheten, måste du avregistrera det gamla systemet och anmäla det nya till Skatteverket. Det finns olika sätt att anmäla förändringar, men det rekommenderade sättet är att göra det via e-tjänsten. Anmälan sker via Skatteverkets e-tjänst “Anmäl kassaregister”.
Byter du exempelvis till ett modernare kassasystem med molnbaserad funktionalitet, som är allt vanligare idag inom restaurang och butik, gäller fortfarande samma krav på anmälan. Det finns även regler i hur länge du måste behålla en gammal kontrollenhet och hur länge informationen som är på kontrollenheten ska sparas. Kontrollenhet ska spara upp till 7 år efter att den har tagits ur bruk för att Skatteverket ska kunna ha tillgång till vid eventuell kontroll.
Kvitton och kontrollremsor - vad krävs?
För företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller betalning med kontokort finns det tydliga krav på hur kvitton och kontrollremsor ska hanteras. När en försäljning sker ska ett kvitto alltid erbjudas till kunden, oavsett om betalningen sker kontant, med kort eller via Swish. Kvittohanteringen är en viktig del av att uppfylla Skatteverkets krav på kassaregister.
Kvitton ska innehålla all nödvändig information, såsom datum och tid för köpet, det totala beloppet, moms, samt uppgifter om företaget och kassaregistret. Det är viktigt att kvittot är tydligt och lättläst, så att både kunden och Skatteverket vid en kontroll kan ta del av informationen utan svårighet.
Kontrollremsor är en digital eller fysisk kopia av de uppgifter som registreras i kassaregistret vid varje försäljning. Kontrollremsan är ett viktigt underlag vid en eventuell kontroll från Skatteverket, och de ska kunna visas upp vid behov.
Företag måste alltså alltid erbjuda kvitto vid varje försäljning och se till att både kvitton och kontrollremsor hanteras enligt gällande regler. Genom att följa dessa krav minskar du risken för påföljder och visar att din verksamhet är seriös och transparent. För mer information om vad som gäller för kvitton och kontrollremsor, besök Skatteverkets webbplats.
Så anmäler du ditt kassaregister och kontrollenhet - steg för steg
Steg-för-steg-guide:
- Köp ett certifierat kassaregister
Säkerställ att kassasystemet är godkänt och uppfyller Skatteverkets krav. Leverantören bör kunna visa certifikatnummer. - Installera systemet korrekt
Kassaregistret ska vara kopplat till en certifierad kontrollenhet. - Logga in på Skatteverkets e-tjänst
Gå till skatteverket.se och välj ”Anmäl kassaregister”. - Anmäl kontrollenhetens tillverkningsnummer
Detta finns på enhetens etikett eller i dokumentationen från leverantören. - Anmäl kassaregistrets tillverkningsnummer
I Onslip kassasystem hittar du tillverkningsnummer i kassasystemet under knappen ”Inställningar” och sedan ”Om kassan”. Det går även att hitta kassans tillverkningsnummer via backoffice Onslip360. Du hittar det genom att klicka på ”Konfigurera” och sedan ”Kassor”. - Fyll i uppgifter om företaget och kassaregistret
Du behöver bland annat organisationsnummer och adress där registret används. - Få bekräftelse från Skatteverket
När anmälan är registrerad får du en bekräftelse. Spara detta.
Kom ihåg att anmäla vid förändring
Om du byter system, flyttar verksamheten eller säljer företaget måste du uppdatera informationen hos Skatteverket.
Videoguide: Så anmäler du ditt kassaregister till Skatteverket steg för steg
Skatteverket kan göra oanmälda tillsynsbesök
Skatteverket har rätt att genomföra tillsynsbesök utan att förvarna dig som företagare. Syftet med dessa kontroller är att säkerställa att du använder ett certifierat kassaregister och att det uppfyller alla lagkrav. Vid ett sådant besök kontrolleras bland annat att registret är korrekt anmält, att identifikationsskyltar sitter på plats och att kvittohanteringen fungerar som den ska. Genom att ha ordning på dina rutiner är du alltid förberedd, även vid ett oanmält besök
Vi kontroller kan Skatteverket kolla på följande:
- Kundräkningar
- Kontrollköp
- Kvittokontroller
- Inventera kassan.
Sammanfattning
Att ha ett korrekt anmält kassaregister och kontrollenhet är ett lagkrav som gäller för de flesta företag som hanterar kontant eller kortbetalning. Det är en viktig del av en transparent och seriös verksamhet. Skatteverket kan när som helst genomföra kontroller, och korrekt registrering skyddar dig från onödiga avgifter.
För mer information, exakta regler och aktuella uppdateringar, besök alltid skatteverket.se. De erbjuder även vägledning och e-tjänster för att du ska kunna hantera dina skyldigheter smidigt och korrekt.
Jag vill veta mer!
Våra rådgivare hjälper dig att hitta rätt lösning
Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
Vill du ha fler tips och råd?
Fyll i formuläret så berättar vi mer om hur Onslip kan förenkla din vardag. Eller ring oss på tel 0500-600111
* Obligatorisk uppgift. Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
Kassapaket
Alla paket inkluderar kostnadsfri tillgång till Onslips uppskattade support, service, och regelbundna uppdateringar av mjukvaran, och Onslips Backoffice med avancerade rapporter.
Allt-i-ett
För dig som bara vill sälja och ta betalt smidigt och prisvärt.
- Onslip kassasystem på Allt-i-ett-kortterminal. Kontrollenhet ingår.
- Standard-X licens med alla kassafunktioner du behöver
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för 105 kr/mån
- Inlösenavtal fr. 0,99%*
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Stationärt
För dig som vill ha en stationär kassa med en stor skärm.
- Onslip på iPad för oslagbar prestanda. Kontrollenhet ingår. Stativ tillval.
- Standard-X licens med alla kassafunktioner du behöver
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för 105 kr/mån
- Kassakopplad kortterminal
- Inlösenavtal fr. 0,99%
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Premium
Perfekt för restauranger med bordsservering och bar.
- Onslip på iPad för oslagbar prestanda. Kontrollenhet ingår. Stativ tillval.
- Premium licens med bordskarta, parkera nota, avancerad bong, och mycket mer
- Kassakopplad kortterminal
- Inlösenavtal fr. 0,49%
* gäller hela första året, därefter ordinarie pris (1200 kr/mån)