Hur fungerar kassasystem? Enkel genomgång och jämförelse

Att använda ett kassasystem är en helt ny upplevelse för alla nya företagare och det är naturligt att känna en viss oro över att göra fel. Kassaregister och ekonomi är trots allt två viktiga delar av ett väl fungerande företag.

Syftet med certifierade kassasystem

”Alla certifierade kassasystem, oavsett hur enkla eller avancerade, måste i grunden erbjuda samma tre grundfunktioner, registrering av alla kontanta affärstransaktioner, erbjuda kundkvitto digitalt eller på papper, och på slutet av dagen en dagsrapport med summeringar av försäljning och moms.”

Om ditt certifierade kassasystem gör detta, är det troligtvis godkänt enligt Skatteverkets krav på kassaregister och bör vara med på Skatteverkets lista över certifierade kassasystem och kassaregister. Så det primära syftet med ett enkelt kassasystem är i grunden att skapa korrekta underlag för din bokföring och betalning av skatter till Skatteverket.

”Var det allt?”, kanske du frågar dig. Nja, de flesta köpare av kassasystem förväntar sig mycket mer än så. Utöver kravet på certifierat kassasystem och kassaregister har många företagare idag följande krav:

 

Hantera betalningar
Hantera och registrera alla sorters betalningar enligt lagen och Skatteverket, t ex betal- och kreditkort, Swish, presentkort, och Klarna. Att bokföra Swish betalningar kan fort bli tidskrävande om man har ett för enkelt kassasystem.

Effektivisera bokföring och administration
Moderna kassasystem kan automatisera många delar av bokföringen så att du slipper tänka på det varje dag, och minska risken för att Skatteverket har något att anmärka på

Möjliggör digital försäljning
Dagens konsumenter ställer höga krav på digital service. Ett modernt kassasystem ska kunna hjälpa dig att sälja dina varor och tjänster på det sätt som dina kunder vill köpa, via app, på webben, eller till och med via Facebook eller Instagram.

Effektivisera personal administration
Många branscher, t ex restaurang och frisör har krav på personalliggare. Moderna enkla kassasystem har detta inbyggt. Riktigt avancerade kassasystem sköter även schemaläggning, beräkning av dricks, och lönekörningar.

Förenkla inköp och lager
Inköp och inventering kan ta mycket tid. Moderna och enkla kassasystem har funktioner för att förenkla administrationen

restaurangkassa

Så fungerar ett modernt och enkelt kassasystem

Att använda ett modernt och enkelt kassasystem ska kännas precis lika enkelt och intuitivt som att använda din Smartphone.

Pekskärm
Du genomför köp, returer, dagsavslut, och alla andra funktioner i kassasystemet genom att peka och svepa på en skärm. Ju större skärm, desto överskådligare och enklare att jobba snabbt och felfritt. Skärmen kan vara en vanlig smartphone eller surfplatta men oftast väljer företagare dock att köra på mer robusta och specialdesignade kassahårdvaror.

Regleringar
Alla certifierade kassasystem som säljs i Sverige måste vara tillverkardeklarerade och listade på Skatteverkets hemsida. Kassasystemet måste också vara kopplat till en certifierad kontrollenhet godkänd av Skatteverket. Din kassaleverantör ska hjälpa dig med den information du behöver för att ditt certifierade kassasystem blir korrekt registrerat hos Skatteverket. Ett modernt och enkelt kassasystem ska även kunna hantera alla typer av betalningsmetoder, se till att betalningar registreras och bokförs korrekt enligt Skatteverkets krav.

Molnbaserat
Alla moderna kassasystem lagrar din data i molnet. Det gör att du själv, eller med hjälp av kassaleverantörens support, kan administrera allt i kassasystemet via din dator, surfplatta, eller smartphone. Du kan lägga till knappar, artiklar, och ändra priser. Molnbaserade teknik är säkrare än de gamla PC-kassorna eftersom data aldrig kan försvinna. Molntekniken ger dig också förutsättningar att kunna digitalisera och utveckla ditt företag i framtiden.

Skräddarsy din vardag
Ett modernt och enkelt kassasystem låter dig lägga ut dina produkter och tjänster som knappar på skärmen, på så sätt blir kassasystemet 100% skräddarsytt efter just din verksamhet. En del mer avancerade kassasystem låter dig också koppla Smartphones och extra surfplattor med sina egna knappkartor som mobila beställningsenheter direkt till kassan. Detta är speciellt populärt inom restaurangbranschen.

Integrationer
Precis som din Smartphone samlar alla dina Appar på ett ställe (Internetbank, Swish, kontaktlista, facebook, telefon, SMS, och social media), ska ett modernt och enkelt kassasystem kunna förenkla och effektivisera alla delar i ditt företag, t ex inköp, försäljning, bokföring, och personal. Kassasystemet gör detta genom att erbjuda färdiga kopplingar till externa digitala tjänster. Även om du inte ser behovet av digitala tjänster idag, kan det vara värt några extra kronor för att köpa dig möjligheten att expandera i framtiden, utan att behöva köpa ett helt nytt kassasystem.

Kan ett kassasystem hjälpa en restaurang med mer än betalningar_

Kassaapparat, kassaregister, kassasystem – vad är skillnaden!?

Det är lätt att bli förvirrad när man hör alla nya termer som företagare. Anledningen att det finns flera olika begrepp är att produkten har utvecklats mycket under en lång tid. Kom ihåg, för 100 år sedan fanns mekaniska kassapparater, sedan kom elektroniska kassaregister. På 90-talet kom PC-baserade kassasystem, och sedan 2010-talet finns molnbaserade kassasystem. Kärt barn har många namn. Här reder vi ut skillnaderna på djupet.

Certifierat Kassaregister
Certifierat kassaregister är det formella ordet som lagstiftning och Skatteverket använder. Som man hör på ordet, är det ett register över en kassa. Mer specifikt syftar myndigheter på en teknisk produkt som löser följande uppgifter när de säger certifierat kassaregister:

1. Registrerar alla kontanta affärstransaktioner
2. Producerar ett kvitto (antingen på papper eller digitalt)
3. 
Summerar dagens försäljning, moms, och sålda produkter

En produkt som kallas för certifierat kassaregister är en relativt enkel och begränsad produkt som inte erbjuder mycket mer än det absolut minsta lagen kräver. T ex saknar de oftast möjlighet att hantera Swish betalningar och ge kvitto på Swish betalningar enligt Skatteverket föreskrifter. Kassaregister har ofta inte touchskärm utan plastknappar som man trycker på.

Certifierade kassasystem
Till skillnad från ett certifierat kassaregister erbjuder certifierade kassasystem mycket mer funktionalitet. För att kunna använda all funktionalitet på ett praktiskt sätt måste kassasystem användas med någon slags touchskärm. Det finns många äldre typer av kassasystem byggda med gammal PC-teknik från 90-talet. Även fast de erbjuder mer funktioner än kassaregister, är de omoderna jämfört med dagens moderna och enkla kassasystem. PC-kassan är krånglig att komma igång med, kräver oftast teknisk kunnig personal för att sätta upp och att uppdatera. PC-kassan har oftast betydligt färre och mindre intelligenta kopplingar till andra IT-system, som personalsystem, bokföring, digitala beställningar etc. Detta begränsar dina möjligheter att dra nytta av digitalisering idag och imorgon.

Kassaapparat
En kassaapparat är ett gammal begrepp som är mer eller mindre är synonymt med kassaregister. Dvs en fysisk maskin, med knappar, som kan summera försäljning och skriva ut kvitton.

Är det skillnad på kassasystem för en liten butik

Hur påverkar kassasystem priset prestandan?

Vad kostar certifierade kassasystem? Och vad är relationen mellan pris, kvalitet, och prestanda? För att svara på frågorna måste vi första klargöra begreppen pris och prestanda när det gäller kassasystem. 

Kassasystem prestanda
Prestanda beskriver kassasystemets förmåga att lösa sin uppgift i dagligt bruk. En viktig tumregel här är 80/20 regeln. Minst 80% av kassasystemet prestanda ska komma från mjukvaran. Maximalt 20% av prestandan kommer från kassahårdvaran. Dvs, överskatta inte dina tekniska krav på kassahårdvaran, och underskatta inte dina krav på kassamjukvaran. 

Det är vad du betalar för intelligensen, dvs mjukvaran, i kassasystemet som avgör dess prestanda. Gratis eller lågpris mjukvara har ofta låg prestanda. En modern intelligent mjukvara kostar inte under 500 kr/mån.

Om jag har ett kassasystem behöver jag även ett kassaregister

Så väljer du rätt kassasystem för dig

Kassabranschen kan vara en riktig djungel, det finns många seriösa bra kassaleverantörer. Men det finns dessvärre också en hel del mindre seriösa. För att hjälpa dig välja rätt kassasystem, och, kassaleverantör har vi satt ihop nedan checklista. Uppfyller ditt kassasystem och kassaleverantör kraven nedan kan du känna dig trygg med att skaffat ett bra system som du kan lita på i många år framåt.

Funktionalitet

  • Köp inte grisen i säcken. Se till att få en personlig demo av hur kassasystemet fungerar innan du bestämmer
  • Kolla särskilt noga på funktioner du kommer använda varje dag, hur går ett köp till, hur många knapptryck, hur tar man betalt, kan man ställa in automatiska dagsavslut och få automatiska rapporter till sin e-post
  • Se till att användargränssnittet är enkelt för din personal att lära och använda
  • Se till att systemet erbjuder rikligt med integrationer med t ex bokföringstjänster, online beställningar, och e-handel
  • Säkerställ att systemet är anpassat för din bransch
    • Kassasystem restaurang behöver ofta bordskarta, digitala bongar, online beställningar, online bokningar
    • Kassasystem butik behöver ofta lager, inventering, koppling till e-handel, presentkort
    • Kassasystem frisörer behöver ofta koppling till kunddatabas, spara

Kortinlösen

  • Kortinlösen är den enskilt största driftskostnaden för ditt kassasystem. Varje gång en kund betalar med kort betalar du en avgift till inlösaren. Se till att din kassaleverantör verkligen erbjuder dig bästa möjliga inlösenavtal. Det är tyvärr inte ovanligt att kassaleverantörer tjänar extra på kickback från inlösarna, det gör att de inte alltid ger dig sina lägsta priser. Se till att du jämför kortinlösen själv, då är du mer påläst. När det gäller inlösenavtal är det det billigaste kortinlösen som räknas. Det är ingen större skillnad i de olika inlösarnas service och erbjudande.

Garantier

  • Både hårdvara och mjukvara bör komma med garantier
  • Hårdvaran ska ha minst 1 års garanti för tillverkningsfel

Service

  • Känn efter ordentligt om kassaleverantören verkligen bryr sig om dig och ditt företag, eller är det bara kränga så många kassor som möjligt som är målet
  • Säkerställ att supporten är öppen, även under semestertider
  • Hjälper kassaleverantören med installationen om du har frågor?
Hur används en kortterminal tillsammans med ett kassasystem

Vanliga misstag vid valet av certifierade kassasystem

Vad kostar egentligen ett certifierat kassaregister?

För att kunna jämföra äpplen och äpplen föreslår vi att man tittar på totalkostnaden för en tre-års period. I totalkostnaden ska man lägga in:

Kostnader att ta med

1. Initial kostnad
Kostnad för att komma igång

Inköp av kassahårdvara. Startavgifter, kontrollenhet, kvittoskrivare, surfplattor, stativ, sladdar, och andra tillbehör. ALLT. Om du köper saker på finansiering/avbetalning, räkna ut vad du kommer betala i slutändan.

2. Driftskostnad
Kostnaden att använda

Kortinlösen och kortterminal.
Här går det att spara 10-tusentals kronor per år genom att bara lägga några minuters extra tid på att jämföra kortinlösen. Räkna på din förväntade omsättning under år 1, 2 och 3. Säg att du betalar 1% i kortinlösen (vilket är väldigt högt, men tyvärr vanligt), då kommer du betala:

År 1: 2 MSEK x 1% = 20,000 kr
År 2: 3 MSEK x 1% = 30,000 kr
År 3: 3,5 MSEK x 1% = 35,000 kr
——————————————–
TOTALT År 1 -3             85,000 kr
Addera sedan månadskostnaden för kortterminalen x 36 månader.

Kassamjukvara. Ta månadskostnad x 36.

3. Service och support
Kostnad för underhåll och service

Ta alla kostnader för Support, Uppdatering av mjukvara, Kom-igång-hjälp och summera. Tar leverantören betalt för att besöka dig, det finns en anledning, leverantören har anledning att tro att han ska behöva besöka dig av någon anledning. Räkna då med minst 1-2 besök under 3 år.

Totalkostnad

När du har räknat ut totalkostnaden för ett eller flera kassasystem har du bästa förutsättningar för att kunna göra ett välgrundat beslut.

Vi hjälper gärna till att förklara mer och ge dig kostnadsfri rådgivning i ditt arbete att hitta rätt kassasystem för dig.

Fallgropar att se upp för

Trots att du har bra koll på totalkostnaden finns det några fallgropar som vi vill varna för.

  1. Dolda kassasystem priser
    Många kassaleverantörer gör det medvetet svårt för dig som kund att i lugn och ro kunna jämföra kassasystemens priser. En kassaleverantör som inte visar sina priser på hemsidan är en varningssignal. De kan försöka maximera sina vinster genom att utnyttja sitt kunskapsövertag. Här gäller det att lusläsa det finstilta. Ingår mjukvaruuppdateringar, vilka funktioner ingår, vad kostar ett supportärende på fredag kväll, vilka garantier ställer de för att servrar och datacenter är bemannade dygnet runt?
  2. Lockar med gratis
    Kassabranschen är världsmästare på gungor och karuseller. Här är några exempel som är varningssignaler på att du förmodligen kommer att betala mycket mer än du tror!
    1. Gratis kassahårdvara.
      Som referens: ingen vettig kassahårdvara kan kosta under 5000 kronor
    2. Gratis kassamjukvara
      När det gäller mjukvaran får du oftast det du betalar för. 
    3. Gratis kortterminal
      Gratis eller billig kortterminal brukar innebära väldigt hög kortinlösen. Se upp med procenten!
  1. Långa kontrakt
    Ett annat vanligt sätt att locka med låga priser är att lägga upp ditt kontrakt för kassasystemet på 4, ibland 5 år! Det är bara PC-kassor som säljs på detta sätt. PC-kassor är redan idag lite omoderna, om 5 år kan de vara antikviteter. Låt dig inte luras. Se speciellt noga upp med vad du betalar för ränta, kortinlösen, och kvaliten på den mjukvara då offereras. 

Läs vidare

Jag ska öppna ny restaurang

Jag ska byta kassasystem