Hur fungerar kassasystem? Enkel genomgång och jämförelse

Hur funkar kassasystem_ Enkel genomgång och jämförelse

Att använda ett kassasystem är en helt ny upplevelse för alla nyblivna företagare och det är dessutom något man är rädd att göra fel med. Kassahantering och bokföring är trots allt två viktiga delar av ett välfungerande företag. När man precis har startat ett nytt företag är det därför vanligt att ställa sig frågan ”hur funkar ett kassasystem?”

Ett kassasystem hjälper dig att ta beställningar, ta betalt, skriva ut kvitton och liknande. Dessutom sparar det all viktig information till Skatteverket så att de kan komma och kontrollera dina uppgifter. Du behöver alltså inte oroa dig för hur ditt kassasystem funkar. Så länge du slår in alla uppgifter korrekt så blir allt registrerat på precis rätt sätt.

Ett kassasystem är enkelt att använda och de moderna varianterna är molnbaserade. Med ett molnbaserat kassasystem kan du som ägare hålla koll på företagets drift från olika enheter oavsett var du befinner dig.

Man kan tycka att ett program med så många funktioner som möjligt är det bästa. Men med kassasystem kan det vara tvärtom. Ett kassasystem bör inte ha fler funktioner än du faktiskt använder. Allt för att behålla det simpelt och användarvänligt.

Med ett smidigt kassasystem får du kontroll över din verksamhet, något som i längden sparar dig både tid och pengar. Molnbaserade kassor använder den senaste tekniken och gör att du får stenkoll på allt från dagliga intäkter till bokföring och schemaläggning.

Ett kassasystem består utav olika delar, allt beroende på vad just din verksamhet behöver. Du kan till exempel ha ditt molnbaserade kassasystem på en surfplatta, i mobilen med en handhållen kortläsare. Du kan även ha ditt molnbaserade kassasystem i en stationär kassa tillsammans med en, fysisk kontrollenhet och stationär kortläsare. Det finns en mängd olika betallösningar som du kan koppla till ditt kassasystem, såsom kort, kontant och Swish. Vid högt tryck kan dock en molnbaserad kassa som körs på en stationär kassa uppfattas som ett mer driftsäkert jämfört med en surfplatta med WiFi-uppkoppling. Detta för att uppsättning med USB-kabel alltid är säkrare än Blåtand eller WiFi.

Är ett kassasystem egentligen bara en dator?

Är ett kassasystem egentligen bara en dato

Att driva restaurang kan vara knepigt för den ovana och det bästa för att smidigt komma igång är att få hjälp av en vän. För att du ska kunna hjälpa din vän att komma igång med att kunna ta betalt för sin tjänst eller produkter kam du hjälpa din vän genom att enkelt fylla i formuläret nedan.

Ett kassasystem är mycket mer än bara en dator. Med dagens moderna teknik behöver du inte ens en dator för att skaffa ett kassasystem. Istället kan du välja en flexibel, molnbaserad lösning. Då kan du använda ditt kassasystem både på din mobil och på din surfplatta eller ha den med en stationär hårdvara.

Det finns en mängd fördelar med molnbaserade kassor. Förutom att du direkt får in en fot i framtidens teknik så får du även mest för pengarna. Dessutom får du åtkomst dygnet runt till kassasystemet trots att du inte befinner dig i dina företagslokaler. Med ett molnbaserat kassasystem kan du också få koll på bokföring, schemaläggning, varulager och mycket mer utan att behöva betala dyra pengar för det.

Ett kassasystem kan även vara en dator om du väljer att en PC med kassasystem. Då blir systemet mindre flexibelt, men du kan lika enkelt ta betalt av dina kunder, skriva ut kvitton och hålla koll på lagret från PC:n.

Beroende på vilket kassasystem du använder så finns det en rad olika funktioner du kan använda. För att du ska kunna arbeta både snabbt och smidigt samt erbjuda dina kunder den bästa servicen finns det olika enheter som du kopplar in till kassasystemet, till exempel kortläsare.

Är ett kassasystem samma som ett kassaregister?

Är ett kassasystem samma som ett kassaregister

Det är lätt att bli förvirrad när man hör alla nya termer som företagare. Vad är det egentligen för skillnad på begreppen kassasystem, kassaregister och kassaapparat? Ofta kanske man inte vet vilken term som är den korrekta att använda, och därför kopplar man dem med allting som har med betalningssystemet att göra. Men det finns faktiskt en viss skillnad mellan begreppen och det är alltid bra att ha koll på dem.

Kassaregistret är en databas

Kassaregistret kan kallas för ditt företags ”svarta låda.” Precis som hos flygplan så registrerar den all viktig information, något som är extra bra om ditt system helt plötsligt skulle krascha. Känns det igen?

Vissa verksamheter har faktiskt en svart låda som sitter utanpå kassaapparaten eller datorskärmen. Det är en slags databas som sparar all viktig information om de transaktioner som genomförs i företaget. På så sätt kan all information spåras och bevisas av Skatteverket om de vill kontrollera ditt företag.

Nuförtiden är det vanligt att ha sitt kassaregister på nätet, i en så kallad molnbaserad variant. Det är dock säkrare att ha en fysisk kontrollenhet då den klarar att genomföra offline köp om internet eller WiFi skulle gå ner mitt under rusningstid.

Kassasystemet registrerar du betalningen med

Kassasystemet är den programvara du använder för att ta betalt av dina kunder. Det är en digital programvara du inte kan ta på, utan den finns i din surfplatta, stationära kassa eller PC. Det är ett av de viktigaste verktygen för att ditt företag ska fungera optimalt.

Med ditt kassasystem registrerar du alla köp och betalningar och programvaran rapporterar till Skatteverket. Med ett mer avancerat system kan du även se din lagerstatus och ordna med allt från lönehantering och schemaläggning till företagets bokföring.  

Det bästa är att välja ett molnbaserat kassasystem så att du kan nå det oavsett var du befinner dig, och du kan när som helst koppla på andra tjänster som du också behöver för driften för att slippa pappersarbete och administration.

Kassaapparat hade man förr

En kassaapparat är egentligen bara en stor analog miniräknare med kassalåda. Idag kan du med en molnbaserad kassa göra så mycket mer och du kan köra den på en smidig surfplatta som du kan ta med dig överallt, eller köra den på en stationär hårdvara för att vara mer driftsäker. Med ett digitalt kassassytem kan sköta ditt företag mycket enklare och tryggare.

Finns det speciella kassasystem för småföretag?

Finns det speciella kassasystem för småföretag

Enligt Skatteverkets regler måste alla företag som säljer tjänster och produkter för mer än fyra prisbasbelopp per år ha ett kassasystem. Allt för att kunna registrera företagets intäkter på ett korrekt sätt. Kassaregistret måste dessutom vara godkänt.

Allt detta innebär att även småföretagare måste ha ett kassasystem. I kassasystemet ska alla så kallade kontantbetalningar registreras och hit räknas kontanter, kortbetalningar och Swish. Det är viktigt att använda kassasystemet på rätt sätt, vid felaktig eller utebliven användning kan man nämligen åka på en mycket hög böter.

Det finns olika kassasystem att välja mellan

De flesta företag som erbjuder kassasystem till verksamheter har olika kassasystem att erbjuda. För som vi har nämnt ovan så behöver småföretagare mycket simplare kassasystem än stora företag. Det ska helt enkelt vara enkelt och okomplicerat. Man ska inte behöva tänka på att man använder ett kassasystem. Det ska bara vara en del av den vardagliga verksamheten som man inte direkt lägger märke till.

Ett okomplicerat kassasystem för småföretagare innehåller generellt färre funktioner. Därmed så är det också ett mer budgetvänligt alternativt och anpassat efter det faktum att småföretagare ofta har en mindre budget för sitt kassasystem.  

Börja med ett simpelt system för småföretagare

Det finns alltså simpla kassasystem för småföretagare. Om du väljer ett allt för simpelt system i början kan du alltid uppgradera det utefter dina behov. Kanske vill du till en början starta med en handhållen kortterminal och sedan uppgradera till en stationär kortterminal. Eller vill du kanske ta ditt lilla café till nästa nivå och inkludera take away som en av dina tjänster. Då kan du behöva uppdatera ditt system för att underlätta arbetet.

Är det skillnad på kassasystem för restaurang och café?

Är det skillnad på kassasystem för restaurang och café

Det finns en mängd kassasystem att välja mellan och även om restauranger och caféer rör sig inom samma servicebransch så har de olika behov. Det är helt enkelt två helt olika verksamheter. Dessutom är en restaurang ofta mer avancerad än ett café.

Man kan börja med att kika på vad ett café behöver för funktioner jämfört med en restaurang. Ett café säljer fikabröd och kaffe. Kanske erbjuder de även smörgåsar och take away-kaffe. Det mesta som säljs ligger redo i disken eller tillverkas direkt vid beställningen inne i caféet, alltså kaffet. Ett café har oftast inte allt för stora krav på funktioner, dock är det bra att kunna sköta bokföringen automatiskt. Det som krävs är ett stabilt kassasystem som klarar av de stressiga ruscherna. Det bästa är att välja en stationär kortterminal.

 

Restauranger har dock en helt annan struktur. Hos restauranger går servitrisen runt mellan borden och tar beställningar som de sedan lägger in i systemet, antingen vid en dator eller en surfplatta. Sedan ska en bong skickas in till köket där maten tillagas och en annan bong till baren där drinkarna blandas. Det är både mat och dryck i systemet.

 

Restaurangpersonalen ska kunna skapa en bordskarta, dela notan och fylla i personalliggaren. Det är helt enkelt mycket som ska fungera under stressiga dagar. En restaurang använder ofta handhållna kortterminaler så att gästerna kan betala vid bordet, men bör även ha en back up i form utav en stationär kortterminal. 

Det är alltså en stor skillnad på de kassasystem som ett café och en restaurang behöver. En restaurang behöver ett mer avancerat system med många funktioner som är specifika för just restauranger. Ett café bör däremot ha ett mer simpelt kassasystem.

Hur påverkar priset prestandan på ett kassasystem?

Hur påverkar priset prestandan på ett kassasystem

Många tänker att pris och kvalitet går hand i hand, något som också gärna appliceras på pris och prestanda. Det är dock inte alltid som dyrast är bäst. Ibland blir en produkt onödigt dyr eftersom man till slut betalar mer för själva märket än för produkten i sig.

Med ett kassasystem så är inte dyrast alltid bäst. Här gäller det att se till vad du som företagare faktiskt får för dina pengar och vilka behov du har.

Det dyraste systemet är det som är mest avancerat, vilket blir helt fel val för dig som småföretagare. Mindre företag behöver istället enkla, simpla system som de snabbt förstår sig på. När du betalar för ett kassasystem är det dessutom bra om det ingår god service som du kan nå när det väl gäller.

Givetvis är prestandan viktig för ditt kassasystem. Det måste fungera bra hela dagen, oavsett hur många kunder som står i kö för att betala. Ett kassasystem som upplevs som segt under den stressiga lunchruschen kan ha en negativ påverkan för hela verksamheten. Speciellt om kunderna märker av att den snabba servicen blir påverkad.

Med en kraftfull prestanda kan du som företagare känna dig lugn och trygg med att du har ett stabilt kassasystem som håller måttet i alla lägen. Du måste dock inte välja det dyraste systemet för att få bäst prestanda. Det viktigaste är att välja en leverantör med produkter av hög kvalitet som gör uppdateringar flera gånger om året och som hänger med i tekniken. Det gör du genom att välja en leverantör med bra rykte och välbeprövad hård- och mjukvara.