Vilket kassasystem ska jag välja? Enkel & hjälpsam genomgång

kassasystem kassaregister molnbaserad kassa

Att välja rätt kassasystem kan upplevas som svårt, här kommer därför lite användbara tips på vad man ska tänka på när man ska skaffa ett nytt system. Genom att undersöka vad olika kassasystem kan erbjuda dig och ditt företag kan du enklare sålla bland det breda utbudet. Så, vilket kassasystem ska jag välja?

Om du är påläst och har koll på hur olika kassasystem fungerar så kan du enklare navigera bland alla produkter. Olika system passar bra för olika typer av verksamheter, se därför till att läsa på så att du får kunskap om vilket typ av system som lämpar sig bäst för just din verksamhet.

För att välja rätt system för dina betalningar finns det några saker du bör fundera över för att kunna göra rätt val:

  • Hur vill du ta betalt?
  • Vilka funktioner behöver ditt kassasystem ha?
  • Hur högt tryck har du vid kassan?
  • Vill du ha en fast kassa eller en som är enkel att ta med sig?
  • Vill du ha tillgång till support?
  • Hur stor är din budget?

Idag finns det tre populära kassasystem att välja mellan: knappkassa, PC-kassa och molnbaserad kassa. En modern molnbaserad kassa är ett klokt val för dig som vill ha ett så enkelt, effektivt och krångelfritt system som möjligt. Det hjälper dig att effektivisera din verksamhet och fungerar extra bra om du har restaurang eller sysslar med omnihandel, alltså försäljning i både en traditionell butik och i en webbutik. En PC-kassa fungerar utmärkt för dig som har större försäljning.

 

Varför behövs ett kassasystem?

kassasystem kassaregister molnbaserad kassa

Det är faktiskt en riktigt bra fråga och något som många funderar på. I Sverige är det mesta som företag sysslar med hårt kontrollerat och det gäller även betalningshistorik och bokföring. Företagets ekonomi ska helt enkelt vara väl dokumenterad och lätt att spåra.

 

Om ett företag säljer varor eller tjänster för mer än 189 200 kr (fyra prisbasbelopp) under ett 365 sammanhängande dagar, i kontant försäljning, så är företaget enligt lag skyldigt att ha och använda ett kassasystem. Kassaregisterlagen från 2010 är till för att skydda seriösa företagare mot den illegal konkurrens som kan uppstå.

 

Ett kassasystem hjälper dig att ta betalt av dina kunder och att skriva ut de kvitton som krävs. Om du har en äldre knappkassa måste du spara alla kvittokopior. Med modernare PC- eller molnbaserade kassor behöver du inte tänka på sådant, istället sparas dem lättåtkomligt i systemet eller i ett moln. I digitala system såsom PC-kassor och molnbaserade kassor kan man även skiva ut sina dagsavslut i en så kallad SIE-fil vilket gör att man kan skicka den direkt till sin revisor. De kan då attestera den på en gång och du slipper spara massa kvitton som du sedan behöver leverera fysiskt till din revisor.

 

Ett riktigt bra kassasystem kan hjälpa dig med så mycket mer än att bara registrera betalningar och ordna med beställningar. Det kan även hjälpa dig med din lagerhållning och att hålla koll på dina inventarier. Då kan du se hur många varor du har kvar och när det är dags att beställa hem fler. Systemet hjälper dig även med administration och att samla allt som rör din bokföring på ett och samma ställe. Du kan snabbt och enkelt se allt från leveranser och inköp till dina dagliga försäljningssiffror.

 

Ett system behövs alltså av flera olika anledningar. Dels är det ett krav från Skatteverket, om du missköter användningen av systemet riskerar du att få böta 10 000 kr. Det behövs även för att kunna ta betalt, underlätta din inventering, spara tid och effektivisera verksamheten. Ett välfungerande system kommer dessutom att ge kunderna ett extra bra intryck av din verksamhet. Det blir nämligen tidseffektivt för både dig och dina kunder när köandet och betalningen går snabbt och enkelt.

Varför är det viktigt att välja rätt kassasystem?

Kassasystem kassaregister

Att välja rätt kassasystem är viktigt av många anledningar. Om du väljer ett system som inte passar din typ av verksamhet kan det bli dyrare i längden än om du hade valt rätt redan från början. Olika sorters kassasystem fungerar till exempel inte för alla typer av betalningar. Fundera på om du endast vill erbjuda kortbetalningar eller om du även vill erbjuda betalningar med exempelvis Swish.

 

Det kassasystem du väljer måste vara godkänt certifierat kassaregister. Ett godkänt, certifierat system innebär att det måste vara tillverkardeklarerat samt att det ska finnas en kontrollenhet som är ansluten till registret. Kontrollenheten sparar all kvittoinformation. Om Skatteverket vill granska din verksamhet ska de kunna få tillgång till informationen med hjälp av en kontrollkod.

 

Det system du väljer måste alltså vara godkänt, ha en kontrollenhet, vara ett ekonomiskt bra val samt kunna acceptera alla de betalningsmetoder du vill använda. Fel system kan leda till en större en kostnad än vad du budgeterat för. Det viktigaste för ditt blivande system är dock att det är lätthanterligt, effektiviserar din arbetsdag och att det förenklar din bokföring och inventering.

 

Ett tillförlitligt kassasystem ska vara enkelt och användarvänligt. Det ska vara effektivt att använda under arbetsdagen och inte utgöra ett hinder. Man kan enkelt säga att en molnbaserad kassa och en PC-kassa är enklare och mer tidsbesparande än en knappkassa och eftersom transaktionerna går snabbare att utföra så gör de ditt arbete effektivare. Det är också enklare att spåra transaktioner och hitta felslag i dessa kassor.

 

Det finns alltså ingen anledning att välja ett onödigt krångligt system om din verksamhetstyp inte motiverar det. Om du vill slippa lägga en stor del av arbetsdagen på administration ska du med fördel välja en PC- eller molnbaserad kassa, snarare än en robust knappkassa där du måste lägga mer tid på bokföringen. I en PC- eller molnbaserad kassa får du också en bra överblick över din lagerstatus och därmed slipper du inventera manuellt. Om du väljer rätt system så inventerar din kassa åt dig i realtid, utan att du behöver hjälpa till.

Kan man använda ett kassasystem med iPad?

Kassasystem kassaregister

Om du vill använda ett enkelt, smidigt och lätthanterligt molnbaserat kassasystem, då kan du absolut använd det på din iPad. Det finns flera system i form av appar som du kan ladda ner och installera på enheter som använder iOS som hårdvara. Se bara till att det system du väljer är certifierat och godkänt.

 

Moderna molnbaserade system är mycket smidiga och enkla att använda på enheter med iOS. Att ha sitt system på en iPad är extra populärt bland restauranger, caféer och andra verksamheter som vill ha ett lätthanterlig och förflyttningsbart kassasystem. iPads är också populära hos småföretag såsom frisörer eller salonger.

 

Att använda ett molnbaserat system på en iPad kommer med en rad fördelar. Förutom enkelheten och smidigheten så är tryggheten en viktig faktor. Genom att lagra alla viktiga försäljningsuppgifter i molnet behöver du inte oroa dig för att din kassa ska stjälas eller gå sönder, du kommer nämligen alltid att kunna ha åtkomst till all viktig info.

 

Med en iPad till din hjälp kan du integrera bordsbokning, administration och mycket mer i ditt system. Du kan ta med dig din bärbara enhet för att utföra betalningar på olika platser. Om du har en geografiskt rörlig verksamhet, till exempel torgförsäljning, så är iPaden ett extra bra val.

 

En annan viktig fördel med att ha dit system på en iPad är att systemet ofta regelbundet uppdateras automatiskt. Du får en fast månadskostnad för den app du väljer att installera och priset blir ofta lägre än om du väljer att köpa en stationär PC-kassa.

 

Med en iPad lagras alla verksamhetens kvitton digitalt i molnet och du behöver ingen fysisk kontrollenhet. Skatteverket godkänner nu dessutom digitala kvitton för din bokföring. Tänk på att du förutom en iPad även kan behöva komplettera din utrustning med en kvittoskrivare och en kortterminal.

Är det skillnad i pris för olika kassasystem?

Vad kostar ett kassasystem kassaregister

När du ska inhandla ett kassasystem för din verksamhet så finns det en gyllene regel som du bör följa: betala inte för mer än vad du faktiskt behöver. Många väljer att köpa ett alldeles för avancerat och därmed dyrt kassasystem med funktioner som de inte har behov av. Ett krångligt system med onödiga funktioner kan snarare krångla till det istället för att effektivisera och förenkla verksamheten. Exempelvis så är en välbesökt restaurang i behov av ett annat typ av system med andra funktioner än vad en fristående frisör är.

 

Olika kassasystem kan skilja sig väldigt mycket i pris. Allt beroende på vilken typ av funktioner du behöver och vilken typ av system du väljer. En stationär PC-maskin är ofta dyrare än en molnbaserad version. Ju fler funktioner ett system har, desto dyrare är det dessutom i regel.

 

Annat som påverkar priset är om ditt kassasystem har en touchskärm eller inte. Denna typ av maskin är nämligen dyrare, men samtidigt har det ofta fler funktioner. Touchsystem är extra populära på restauranger där det ofta finns många tillval att göra när en beställning läggs.

Även tillgången till support är något som snabbt gör ditt kassasystem dyrare än du kanske tänkt från början. Tänk efter om en dygnet runt-öppen support verkligen är något du är i behov av i förhållande till det pris du får betala. Kanske räcker det med en support med mindre tillgänglighet?

Ett bra kassasystem kan kosta allt mellan 10 000 kr – 50 000 kr om året. Allt beroende på enkelhet, funktionalitet och så vidare. Pratar du med en försäljare så är det bra att vara uppmärksam och ifrågasättande. Be om att få höra om de olika alternativen och försäljarens åsikt, passa på att ta hjälp av försäljarens expertis. Ta dig sedan tiden och undersök alternativen i lugn och ro. På så vis slipper du känna att du blev påtvingad ett allt för dyrt och avancerat system, när du egentligen hade tänkt dig ett enklare. Var väldigt noggrann med att välja en leverantör som är transparent med sina priser, både när det kommer till priser på produkter och på support, så att det inte dyker upp några oväntade kostnader i efterhand.

Kassasystemet ska underlätta ditt arbete och inte uppta en allt för stor post i din budget, se därför till att välja med eftertanke.

Vad är skillnaden mellan kassasystem för butik och e-handel?

Det finns en del skillnader mellan kassasystem för butik och för e-handel, två av dem är systemets omfattning och systemets funktioner. Det finns en mängd olika kassasystem att välja mellan beroende på om du sysslar med fysisk eller digital försäljning. Vilka är det då som behöver ett system som är anpassat för båda typerna av försäljning? Det skulle till exempel kunna vara en pizzeria som även tar beställningar via nätet eller lokal klädbutik som även säljer sina kläder i en webbshop.

 

Om du har en webbutik ska kassalösningen automatiskt kunna hantera din lagerhållning och all betalning som sker via nätet. För e-handel krävs det alltså ett system med fler funktioner.

Om du däremot säljer både online och i en fysisk butik, så kallad omnihandel, måste du ha ett system där lagersaldot löpande synkar när försäljning sker i din butik eller webbshop. Allt för att du ska kunna få ett så effektivt och enkelt system som möjligt samtidigt som dina kunder får en sömlös upplevelse.

 

Sysslar du med e-handel behöver du ett kassasystem som har fler integrationer och större säkerhet. Fler integrationer som underlättar för dig med en e-handel är bland annat att du kan ha koll på din lagerhantering, effektivt hantera dina leveranser och i realtid se vilka produkter som säljs. Det innebär ofta att en e-handelslösning är något dyrare än för de som säljer i fysiska butiker. För en e-handel krävs ett modernt molnbaserat kassasystem, och det gäller även när du sysslar med omnihandel.

 

Det är även skillnad mellan fysiska butiker, beroende på storlek och bransch. Har du en livsmedelsbutik behöver du en större och mer omfattande kassalösning med en kassavåg och ett rullband. Om du däremot har en liten klädbutik kan du klara dig med en enklare lösning, kanske till och med en iPad med en app för kassaregistret. Allt handlar helt enkelt om att hitta den lösning som fungerar bäst för dig och din verksamhet.