Kom igång med KPI:er för din restaurang
Vi har tagit fram en blogg som förklarar KPI:er & nyckeltal för dig som vill börja använda statistik för att utveckla din restaurang.
Idag hör man mycket om KPI:er och nyckeltal, men vad är det egentligen för något och hur använder man dem? I den här bloggen kommer vi att gå igenom dessa från grunden.
Vi kommer att gå igenom:
2. Varför spelar KPI:er någon roll?
1. Vad är KPI:er?
KPI står för Key Performance Indicators och kallas också för “mätvärden” eller “nyckeltal”. I praktiken handlar det om värden som man jämför över tid och övervakar förändringen på. Till exempel så skulle en restaurang kunna jämföra hur mycket försäljning de gör varje lördag. Nyckeltal är även väl lämpade för målsättning. Om vi använder samma exempel igen så skulle restaurangen kunna sätta upp ett mål för hur hög försäljning de vill ha.
2. Varför spelar KPI:er någon roll?
När en verksamhet har uppsikt över vad ett nyckeltal brukar vara kan de se hur förändringar i verksamheten påverkar nyckeltalen. De kan då ta mer strategiska beslut. Om en restaurang byter meny, går försäljning upp eller ner? Om de tar in mer extrapersonal på lördagar eller om de anställer ett liveband för kvällen, vad händer då med försäljningen?
Om nyckeltalet förbättras, i vårt fall om försäljningen går upp på lördagar, får krögaren bekräftat att förändringen de gjort var ett bra beslut. Om nyckeltalet försämras, och försäljningen går ner, vet krögaren att de kanske behöver tänka om förändringen de gjort. Det är dock alltid viktigt att komma ihåg att förändringar i nyckeltal även kan orsakas av andra saker såsom sjukdom på arbetsplatsen, helgdagar eller annat.
3. Hur gör man för att jobba med KPI:er?
Många erfarna krögare har ofta en grundläggande uppfattning över hur läget ligger till med hjälp av sin erfarenhet och magkänsla. Men till och med de mest erfarna kan missa saker, och ofta behövs det också mer specifika uppgifter än magkänslan för att kunna ta strategiska och välinformerade beslut. Det är där som statistikverktyg såsom Zoined kommer in.
Zoined samlar in data för verksamheten och ger sammanställningar till krögaren i form av lättförståeliga rapporter eller dashboards. Rapporterna kan sedan skickas automatiskt till en mejladress med jämna mellanrum. Dessa ger detaljerad statistik och hjälper krögaren att få en översikt över verksamheten samt se detaljer som de annars skulle ha missat. Zoined går att koppla ihop med Onslips kassasystem för automatisk överföring av företagets försäljning.
Att hålla koll på sin statistik kan vara bra för verksamheten på flera sätt. Enligt Zoined kan en krögare till exempel få bättre förståelse för hur effektiv en restaurang är genom att hålla ett öga på nyckeltalet “försäljning per arbetad timme”. Om krögaren har flera restauranger är det även ett utmärkt sätt för att jämföra de olika restaurangernas effektivitet.
4. Vilka KPI:er är bra att ha koll på?
Svinn % – Svinn uppstår när verksamheten betalar för eller köper in saker som inte behövs. Det kan gälla råvaror, el eller personalkostnader. Genom att få bättre koll på hur mycket som faktiskt går åt kan verksamheten spara mycket. En Onslip-kund kartlade med hjälp av Zoined hur många och exakt vilka brödsorter de sålde under olika dagar i veckan, och kunde då veta hur mycket bröd de skulle baka varje dag.
Personalkostnad per försäljning % – Att ha mycket försäljning med lite personal kan verka ekonomiskt, men kan snarare vara ett tecken på att verksamheten är underbemannad. Det kan leda till att kunderna får sämre service och att personalen mår dåligt. Läs mer om personalkostnad per försäljning här.
Primärkostnad per försäljning % – Primärkostnad är alla verksamhetens totala utgifter. Vad primärkostnaden per försäljning är kan säga mycket om hur lönsam verksamheten är.
Personalomsättning % – Detta nyckeltal kan säga hur personalen mår på arbetsplatsen. En hög personalomsättning kan vara ett tecken på att personalen inte trivs.
Några andra viktiga KPI:er är:
- Försäljning per arbetad timme
- Försäljningsvärde
- Försäljningsmarginal %
- Antal mål serverade
- Kundens livstidsvärde
- Netto Marknadsföringspoäng (NPS)
- Genomsnittligt köpvärde
- Transaktionsfrekvens med flera objekt
Data till dina nyckeltal & KPI:er kan du hämta från olika källor. Alltifrån ditt kassasystem, personalsystem, ekonomisystem till att ställa standardiserade frågor till personalen. Allt handlar om vad vill du få reda på och hur vill du mäta det. Vissa system hämtar och analyserar viss data automatiskt som till exempel försäljning via kassasystemet och direkt i sammanställer det i en rapport.
Det vanligaste är att restauranger använder de verktyg som är redan inbyggda i kassasystemet och kombinerar det med Excel. Oftast hämtas data från kassasystemet och exporteras till Excel via CSV, för en djupare analys.
Om man vill automatisera hela processen och få AI baserade insikter på sin data från restaurangen kan ett analyssystem användas. Som automatiskt hämtar data på det du vill mäta och sedan sätter upp grafer och tabeller i en dashboard för enkel uppföljning och minimalt förarbete med data.
Alla restauranger har olika KPI:er som de vill följa upp, men de vanligaste är Råvarukostnader i procent och Personalkostnader per försäljning i procent. Förutom det är det försäljning över tid, antal serverade mål, svinn och många fler som är till stor nytta för att öka restaurangens lönsamhet och ge insikter i ens verksamhet. Viktigt att ställa sig frågan varför vill jag mäta det här?
Svart på frågan är både ja och nej, men bäst att fråga sig själv. Vad har personalen för nytta att veta det här nyckeltalet och varför ska de följa den? KPI:er som personalen själva kan påverka kan vara bra att låta personalen få jobba efter och få insikter i. Det kan leda till exempel till ökad merförsäljning, bättre hantering av svinn och till bättre service.
Andra KPI:er som mer strategiska behöver inte personalen ta del av på samma sätt, eftersom de oftast inte är relevanta för att optimera det dagliga arbetet. Utan kan användas mer för att göra nya förändringar eller strategiska val i verksamheten i stort.
