Måste jag ha kassaregister? Och varför kan det bli dyrt utan?

Måste jag ha kassaregister och varför kan det bli dyrt utan

När du har startat upp ett företag som ska syssla med försäljning av varor eller tjänster är det viktigt att betalningarna blir rätt, och då är det vanligt att frågan ”måste jag ha ett kassaregister?” dyker upp, och vad händer egentligen om du inte har något?

Du måste ha ett kassaregister om du säljer saker som betalas kontant eller med betalkort, det är Skatteverket tydliga med i sin information. Du måste även ha ett kassaregister om du tar emot elektroniska betalningar såsom Swish. Att betala elektroniskt anses nämligen vara samma sak som att betala med betalkort. När du har skaffat ett kassaregister måste du anmäla det till Skatteverket. Var sedan noga med att använda registret på rätt sätt. Skatteverket utför nämligen oannonserade kontroller vilket kan leda till böter om du slarvat med registreringen av din försäljning.

Vad är ett kassasystem?

Måste jag ha kassaregister och varför kan det bli dyrt utan

Varje gång du säljer en vara eller tjänst måste du registrera försäljningen i ett kassaregister. Samtidigt som försäljningen registreras ska registret skriva ut ett kvitto som du kan erbjuda din kund. På så vis får kunden ett bevis på sin betalning. Det är viktigt att du använder ett kassaregister som är certifierat. Ett kassaregister måste enligt skatteförfarandelagen (2011:1244) användas om du bedriver försäljning där du tar betalt med kort eller kontanter.

Ditt kassaregister räknar ihop varornas eller tjänsternas pris och skriver sen ut ett kvitto till din kund. En del har streckkodsläsare och en kassalåda där pengarna förvaras, medan andra är mer simpla. I affärer är det vanligt att koppla in en display där kunden kan se vad som registreras för betalning.

Det finns alltså olika kassaregister att använda dig av. Då det är en maskin som du ska arbeta med dagligen är det viktigt att den är pålitlig och enkel att använda. Dessutom måste den vara certifierad. Att ha ett certifierat kassaregister gör det svårare att fuska. Det finns både enkla, traditionella kassaregister som passar utmärkt om du har få anställda och mer avancerade kassaregister med t.ex. en funktion för lager som passar bättre för större företag. Genom att välja rätt kassaregister kommer ditt arbete att bli enkelt och smidigt.

Det kan kännas svårt att välja ett bra kassaregister eftersom att det finns ett så stort utbud. Det som ditt kassaregister bör bestå av är dock en kvittoskrivare, varugrupper med moms, en display som visar vilka inslag du gjort, funktioner för att rätta till eller häva kvitton och en certifierad kontrollenhet. Du behöver inte skaffa ett kassasystem med pekskärm om du inte har något behov av det. Välj gärna ett så enkelt kassaregister som möjligt. Du kan till exempel ha det som app i en surfplatta. Det kan funka perfekt om du inte är i behov av en otymplig kassaapparat. Oavsett vilket register du väljer är det viktigt att du blir nöjd då det är en dyr utgift.

När du har skaffat ett kassaregister måste du informera Skatteverket om det. De vill veta vilken verksamhet som registret används till och vilken adress du använder det på.

Måste alla företag ha ett kassaregister?

Måste alla företag ha kassaregister

Det är inte alla företag som måste ha ett kassaregister. Det är bara företag vars försäljning sker med kort eller kontanter som måste ha ett register där de registrerar alla köp. Företag som inte säljer något behöver alltså inte tänka på det.

Det är dock inte alla företag som har en försäljning som behöver ha ett register heller. Det finns nämligen vissa verksamheter som är undantagna från kravet. Men de är relativt få och den stora majoriteten av alla företag säljer saker måste ha ett certifierat register så att Skatteverket kan se vad som säljs.

Skatteverket gör oannonserade kontrollbesök för att kontrollera att alla företag som måste använda ett register gör det. De kontrollerar dessutom att registret används på rätt sätt och att det är certifierat. Om du som företagare struntar i att använda ett kassaregister kan Skatteverket ge dig böter på 12 500 kronor per kontrolltillfälle. Om det sker två gånger inom ett år blir nästa böter istället 25 000 kronor. Det kan alltså bli mycket dyrt om du inte använder ett godkänt kassaregister för dina försäljningar.

Som företagare är det viktigt att inte missa att registret måste vara certifierat Det är nämligen bara sådana som Skatteverket godkänner. Du kan alltså inte skapa ett eget register och använda det. Ett certifierat kassaregister måste ha en speciell tillverkardeklaration och dessutom måste det vara kopplat till en certifierad kontrollenhet som alltid är igång. Det finns många regler för hur registret ska se ut och fungera. Därför är det viktigt att läsa på innan du gör investeringen.

Registret måste till exempel kunna skriva ut ett kvitto, men inte mer än en kvittokopia. Det måste kunna registrera växelkassa och inte ha några fler funktioner än vad som framgår av tillverkardeklarationen.

Alla företag som måste ha ett kassaregister måste ha full koll på sin hantering av försäljningen och se till så att registret används på rätt sätt. Annars är risken att åka på böter för felanvändning alldeles för stor. Skatteverket gör regelbundna kontroller mot verksamheter för att motverka fusk och det blir billigare att göra rätt från sig från början.

Vad behöver företag göra för att uppfylla kassalagen?

kvitto

Alla företagare som använder ett kassaregister måste följa kassalagen. Till att börja med måste företaget ha ett godkänt och certifierat kassaregister. Du kan hitta en lista över tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter på Skatteverkets hemsida. På så sätt blir det enkelt att se till att du använder dig av rätt typ av maskin för din försäljning.

Sen måste företaget registrera sitt register hos Skatteverket. På så sätt vet de om att du bedriver försäljning och att du använder ett godkänt register. Du kan enkelt göra din anmälan på Skatteverkets hemsida och för det använder du funktionen Kassaregister. När anmälan har registrerats och godkänts får du ett meddelande om det av Skatteverket. Du får en bekräftelse inom två veckor och ett registreringsbevis inom sex veckor efter att du har skickat in din anmälan. Du kommer även att få skyltar med ett personligt identifikationsnummer som du ska fästa på ditt register och din kontrollenhet.

Men du behöver inte vänta med att använda ditt register tills du får ditt identifikationsnummer. Istället kan du börja använda ditt register så snart du har skickat in din anmälan. Om du säljer din kontrollenhet eller inte längre använder den ska du spara den i Sverige i minst 12 månader. Detta gäller även om du lägger ner din verksamhet.

För att följa kassalagen måste du alltid skriva ut ett kvitto vid försäljningen och erbjuda kunden kvittot. Då visar du att försäljningen har gått rätt till. Vid försäljningen registrerar du först den försäljning som gjorts och skriver sedan ut kvittot, alltså beviset på försäljningen. Denna procedur måste ske vid all försäljning som där betalningen sker kontant, med kort eller genom en elektronisk betalning.

Något annat som kassalagen innebär är att Skatteverket har rätt att när som helst komma på oannonserade besök för att kontrollera din enhet och undersöka att du använder den på rätt sätt. Om du då inte använder ditt register kan du tvingas böta en mycket hög summa pengar. Det kan helt enkelt bli en dyr utgift för ditt företag om du struntar i att använda registret på ett rätt sätt.

Finns det undantag för kassaregister?

vilka behöver kassaregister

Det finns ett fåtal undantag för lagen om kassaregister. Vissa verksamheter behöver nämligen inte ha något register. En del verksamheter är direkt undantagna och behöver därför inte lägga någon tankekraft på detta. Hit räknas bland annat taxiverksamheter, distans- och hemförsäljning, obemannad försäljning och mer. Om du har en webbhandel behöver du heller inte ha något kassaregister. Om du är tveksam på om din verksamhet måste ha ett kassaregister eller inte så hittar du en komplett lista på Skatteverkets hemsida.

Andra verksamheter som är undantagna kravet för kassaregister är bland annat de som inte säljer för över fyra prisbasbelopp per år. Din försäljning anses nämligen vara för liten och därmed obetydlig om du säljer varor eller tjänster för mindre än fyra prisbasbelopp inklusive moms. Summan varierar år för år men för 2020 är fyra prisbasbelopp totalt 189 200 kronor. Om du har en låg försäljning kan du alltså spara in såväl arbetstid som kostnaden för kassaregistret. Du får dock inte missa att momsen ska vara inräknad i prisbasbeloppet.

Ett annat undantag för kravet på kassaregister är om du i din verksamhet fakturerar hela eller delar av din försäljning. Den fakturerade försäljningen behöver nämligen inte registreras i ett kassaregister. Det är dock möjligt att göra det om du ändå vill.

Om du tycker att du av en bestämd anledning inte kan använda ett kassaregister, kan du ansöka om undantag hos Skatteverket. De kan nämligen besluta om att du helt eller delvis undantas skyldigheten att använda kassaregister. Om du har din försäljning utomhus, saknar tillgång till el, om det är dåligt väder och liknande är dock inte godkända anledningar för att slippa använda kassaregister. Om du säljer på marknader eller liknande finns det till exempel mycket bra batteridrivna kassaapparater med register som du kan använda dig av.

Kan man ta betalt med Swish i ett kassaregister?

Swish Kassaregister

Du kan ta betalt med Swish i ett kassaregister och du följer då samma regler som gäller för andra betalningar. Swish är en elektronisk betalningsmetod och den anses vara samma sak som kortbetalningar. Du måste alltså registrera köpet i ditt register och skriva ut ett kvitto som du kan erbjuda kunden.

Swish är en betalningsmetod som blir allt populärare att använda sig av och allt fler verksamheter erbjuder Swish. År 2019 använde hela 220 000 företag Swish som betalningsmetod i sin verksamhet. Det är extra enkelt för kunderna att använda om du till exempel säljer varor på torg eller marknader. Dessutom är det en säkrare metod än kontantbetalning då inga kontanter behöver byta händer.

Varför måste du då registrera ett köp med Swish ditt register? När din köpare för över pengar till företagets Swish genom att använda mobiltjänsten ser du en bekräftelse att pengarna har förts över. Men själva bekräftelsen är inte samma sak som ett riktigt kvitto. Du måste därför försäljningen i ditt register och erbjuda kunden ett kvitto.

För att kunna använda Swish som betalningsmetod måste du programmera in i registret att du erbjuder Swish. Det måste nämligen stå på kvittot att köparen har betalt med just Swish (eller andra elektroniska betalningar). Trots att Swish hamnar i samma kategori som kortbetalningar kan du alltså inte slå in Swish som kort i kassan. Därför behöver du ha tre olika knappar i ditt register: en för kontanter, en för betalkort och en för Swish. Precis som med andra betalningar ska även Swish-betalningen sen bokföras och även då räknas det som en betalning med kontokort.

Att ta betalt med Swish är mycket enkelt, både för dig som företagare och för dina kunder. Vi själva betalningen ger du kunden ditt Swish-nummer och när pengarna sedan har förts över kan du kontrollera att du mottagit rätt summa i din Swish-app.

Om du bara använder dig av Swish i din verksamhet är det samma regler för prisbasbelopp som gäller. Du måste alltså registrera betalningarna i ett certifierat kassaregister om din verksamhet omsätter mer än fyra prisbasbelopp per år.