Därför behöver du en personalliggare i restaurangen
Enligt lag måste krögaren se till att en godkänd personalliggare fylls i varje dag av personalen som är instämplade och finns tillgänglig för Skatteverket att kontrollera vid en kontroll.
Artikeln innehåller
Att driva en restaurang innebär inte bara att skapa en minnesvärd matupplevelse för gästerna, utan också att hantera olika typer av administrativa uppgifter som är kopplat till personal. Enligt lag måste krögaren se till att en godkänd personalliggare fylls i varje dag av personalen som är instämplade och finns tillgänglig för Skatteverket att kontrollera vid en kontroll. I denna artikel kommer vi att utforska varför personalliggare är så viktiga för restauranger och hur de kan bidra till en mer effektiv lönehantering och schemaläggning.
Vad är en personalliggare?
En personalliggare eller stämpelklocka som det även kan benämnas som, är ett system för att registrera vilka anställda som är närvarande på arbetsplatsen, under vilka tider samt om det har gjorts några förändringar i loggarna. Den ska inkludera alla anställda, oavsett om de är betalda eller inte, och även inhyrd personal från bemanningsföretag. Personalliggaren är obligatorisk i flera branscher som till exempel restaurangbranschen, frisörbranschen och många fler. Syftet är att motverka svartarbete, farlig arbetsmiljö och villkor för anställda. Skatteverket kräver att information i personalliggaren är lättillgänglig och uppdaterad, vilket hjälper till att säkerställa att alla anställda är lagligt anställda och att rätt skatter och avgifter betalas.
Personalliggaren kan vara elektronisk eller föras i pappersform, men ska alltid vara tillgänglig i lokalen för att kunna visas upp vid en kontroll. Se hur du fyller i personalliggare i kassasystemet.
Varför behövs en personalliggare i restaurangen?
- Följa lagkrav och undvika böter: Personalliggare hjälper restaurangägare att uppfylla lagkrav och undvika böter från Skatteverket. Det garanterar att all personal är korrekt registrerad och att deras arbetstimmar dokumenteras noggrant. Vid kontroll och felaktig personalliggare har förts eller slarvats kan Skatteverket debitera en kontrollavgift på 12 500 kronor för varje kontrolltillfälle, samt en extra avgift på 2 500 kronor för varje person som jobbar under kontrollen, men som inte finns med i en tillgänglig personalliggare.
- Effektivisering av administrativa processer: Med en elektronisk stämpelklocka, kan restaurangägare automatiskt spåra närvaro och arbetstider, vilket minskar risken för mänskliga fel och frigör tid från administrativa uppgifter. Det kommer även underlätta i schemaläggning och hantering av löner när informationen finns digitalt. Om du använder ett personalsystem så är ofta personalliggare kopplat till systemets schemaläggning- och lönehantering och fungerar som en digital stämpelklocka. I Onslips kassasystem ingår en godkänd personalliggare som personalen enkelt stämpla in och ut samt att all information samlas i backoffice för underlätta personaladministration.
- Bättre arbetsförhållande: Genom att ha en tydlig och konsekvent registrering av närvaron, kan restauranger enkelt visa att de följer arbetsrättsliga lagar och regler, vilket gynnar både anställda och arbetsgivare. Läs mer om hur du kan öka trivseln hos personalen.
- Säkerhet: Moderna elektroniska system säkerställer att inga uppgifter kan ändras i efterhand, utan att det har loggas av vem som har gjort ändringen, vilket ökar trovärdigheten i information som rapporteras i personalliggaren. Det gör det lättare att kontrollera personalens timmar och att det blir rätt rapporterat
- Håll koll på personalkostnader: En digital stämpelklocka gör det enkelt ha ha koll över arbetade timmar och hålla koll på personalkostnader. Personalkostnader är ett viktigt nyckeltal för alla restauranger som har personal och vill maximera sin lönsamhet. Läs mer om viktiga nyckeltal för restauranger.
Personalliggaren ska sparas upp till minst två år
Personalliggaren ska sparas upp till minst 2 år efter kalenderåret som den personalliggaren gäller för. Beroende på förändringar eller brutet eller förlängt kalenderår kan personalliggaren behövas sparas längre och kunna redovisas för Skatteverket vid kontroll.Oavsett om det är en fysisk personalliggare som manuellt fylls i eller om det är en elektronisk personalliggare så gäller samma regler. Läs mer på Skatteverket.
Elektroniska personalliggare och dess fördelar
En elektronisk personalliggare erbjuder flera fördelar jämfört med manuellt fylla i personalliggaren:
- Automatisering: Automatisk datainsamling minskar administrationstiden kring sammanställning av arbetstider och kontroll av arbetade timmar.
- Tillgänglighet: Information från stämpelklockan blir enklare att komma åt och granskas i realtid via molnet, vilket gör det lätt för både ägare och Skatteverket att få tillgång till uppdaterade data.
- Integrationsmöjligheter: Kan enkelt integreras med befintliga personalsystem och lönesystem, vilket skapar en sömlös arbetsflöde för personalhantering. Elektroniska personalliggare kan även kopplas ihop med försäljningsstatiskt från kassasystemet via personalsystemet.
- Personalkostnader: Den digitala personalliggaren gör det enklare att följa upp dina personalkostnader.
Digitala verktyg som personalsystem eller schemaläggningsverktyg hjälper krögare och chefer att automatisera löner, hålla koll på personalkostnader, scheman, dricks och in- och utstämpling av personal. Förutom ovan nämnda kan ett personalsystem underlätta kommunikation kring schema, oplanerad frånvaro, schema ändringar eller om arbetspass finns tillgängliga. Tack vare att stämpelklockan är en app så får personalen en egen app som de kan se alla ändringar och underlätta vid kommunikation ut mot personalen.
Hur beställer du en personalliggare för din restaurang?
Att beställa personalliggare för din restaurang går att göra via Skatteverkets hemsida om man önskar en manuell personalliggare, vid elektronisk finns det många leverantörer att välja på. De elektroniska personalliggare som är anpassade för restaurangbranschen finns hos leverantörer som Timetjek, Planday, Personalkollen och Onslip. Elektroniska versioner är ofta att föredra då de erbjuder ytterligare funktioner som tidrapportering och integration med andra personalsystem samt kassasystem. Vissa leverantörer erbjuder en stämpelklocka app som fungerar som en personalliggare och är ihop kopplad med mer omfattande personalsystem.
Sammanfattningsvis
Att upprätthålla en personalliggare i en restaurang är inte bara en laglig nödvändighet; det är en standard som främjar transparens och effektivitet. Genom att investera i en modern, elektronisk personalliggare kan restaurangägare säkerställa att de följer de lagar och regler som gäller. Förutom det förbättras den övergripande hanteringen av sin personaladministration och tydligare bild över lönsamheten i restaurangen. Att använda en modern elektronisk personalliggare som är godkänd av Skatteverket kan underlätta din restaurangs lönsamhet och undvika böter.
