Skillnaden mellan Molnbaserad kassasystem och fysisk Kassaapparat
Vi går igenom
Vi går igenom
I dagens restaurang- och butiksbransch har kassalösningar utvecklats i takt med teknologin. Där man förr använde en traditionell fysisk kassaapparat (ECR) eller kassa, ser vi idag ett allt större skifte mot molnbaserade kassasystem och moderna kassa-lösningar. Sveriges mest använda kassaapparater är på väg att ersättas av molnbaserade lösningar, och äldre kassaapparater kommer att bli mindre vanliga eller till och med olagliga i framtiden. Med molnbaserade kassasystem kan företag snabbt komma igång, och det är betydligt enklare att komma igång jämfört med traditionella kassaapparater, vilket gör det lättare att komma vidare och igång med verksamheten utan onödiga dröjsmål.
Men vad är egentligen skillnaden – och varför väljer så många moderna verksamheter att gå över till en molnbaserad lösning?
Att tänka på vid val av kassasystem
Att välja rätt kassaregister och kassasystem är avgörande för alla företag som säljer varor eller tjänster. Ett modernt kassasystem gör det enkelt att ta betalt, hantera försäljning och ge kunderna en smidig köpupplevelse, samtidigt som du får tillgång till smarta funktioner och rapporter. Samtidigt måste kassaregistret uppfylla alla krav som ställs av myndigheter, så att företaget alltid följer gällande lagar och regler. I den här artikeln går vi igenom vad du bör tänka på när du väljer kassaregister och kassasystem, vilka funktioner som är viktiga och hur du säkerställer att din lösning passar just ditt företag och dina kunder. Oavsett om du driver en liten butik eller en större restaurang, hjälper vi dig att hitta rätt system som gör det enkelt att sälja och ta betalt – och som uppfyller alla krav.
Vad är en fysisk kassaapparat (ECR)?
En ECR (Electronic Cash Register) är en traditionell kassaapparat som ofta består av hårdvara med ett inbyggt kvittosystem, kvittoskrivare samt enkel registrering av försäljning. Den är fristående, utan internetuppkoppling, och används främst för att slå in köpbelopp, skriva ut kvitton och lagra försäljningsdata lokalt.
Fördelar med ECR:
Inga månadskostnader.
Inget beroende av internet.
Nackdelar med ECR:
Hög kostnad för hårdvaran
Behöver köpa ny hårdvara om ECR kassaregister går sönder
Begränsad funktionalitet samt inga integrationsmöjligheter.
Behövs programmeras för att lägga in produkter, företagsuppgifter och logotyp
Ingen realtidsrapportering.
Svårt att följa upp försäljning och lager digitalt.
Kräver manuell bokföring.
Vad är ett molnbaserat kassasystem?
Ett molnbaserat kassasystem eller POS är en modern, digital lösning där all försäljningsdata sparas i molnet, med andra ord en modern kassaapparat. Kassan kan körs via en surfplatta, både iPad och Android eller mobil enhet som till exempel Allt-i-ett-kassasystem, och erbjuder ett brett utbud av funktioner. Allt från bordskarta, kampanjer, dricks, rabatter, lagerhantering och försäljningsanalys till integration med bokföringssystem som Fortnox, Visma och Bjorn Lunden. Molnbaserade kassasystem kan hantera flera olika produkter och tjänster för att möta verksamhetens behov.
Fördelar med molnbaserat kassasystem:
-
Allt sparas i molnet – åtkomst från vilken enhet som helst.
WiFi och 4G – Enheter som monbaserade kassasystem kan installeras på har ofta möjligheten att både använda fast internet, WiFi och 4G. Vilket ger dig back up ifall något av alternativen har gått ner.
-
Automatiserad rapportering med digitala rapporter till bokföring och revisor.
-
Smarta funktioner som realtidsdata, kampanjhantering, bordsöversikt och integration med kortterminaler.
-
Enkelt att integrera med andra system, t.ex. för betalningar, fakturering, personalhantering, bokningssystem eller kortterminal.
-
Uppdateringar som sker automatiskt, ofta utan extra kostnad.
-
Följ försäljningen i realtid och jämför med tidigare perioder.
-
Förutom att det går att skriva ut fysiska kvitton så kan molnbaserade kassasystem skicka digitala kvitton direkt till kundens mobil eller e-post.
Kassaregister och lagkrav
För att följa Skatteverkets regler måste alla företag som säljer varor eller tjänster mot kontant och kort betalning ett certifierade kassaregister med kontrollenheter. Kassaregistret ska ha en kontrollenhet som registrerar alla köp och kan skriva ut kvitton till kunderna. Det är också viktigt att kassaregistret är anmält till Skatteverket och att företaget har en giltig tillverkardeklaration. Systemet måste kunna hantera olika betalningsmedel, såsom kontanter, kort, faktura och Swish, så att du kan erbjuda kunderna flera sätt att betala. Genom att välja ett kassaregister som uppfyller alla dessa krav säkerställer du att din verksamhet är trygg, följer lagen och kan ta betalt på det sätt som passar både dig och dina kunder.
Funktioner och egenskaper hos kassasystem
Ett modernt kassasystem är mycket mer än bara ett verktyg för att ta betalt , det är navet i ditt företagets dagliga verksamhet. De bästa kassasystemen erbjuder en rad funktioner som gör det enkelt att hantera allt från försäljning och rapporter till lager och personal. Oavsett om du driver en liten butik eller en större restaurang, finns det alltid ett system som uppfyller just dina behov.
Med dagens teknik kan du ta betalt med flera olika betalningsmedel, som kontant, kort, faktura och Swish, vilket gör det smidigt för både dig och dina kunder. Många kassasystem har även inbyggda funktioner för att hantera lager, så att du alltid har koll på vilka produkter som finns i kassan och när det är dags att beställa mer. Dessutom kan du enkelt ta fram rapporter över försäljning, vilket ger dig värdefull information om vilka produkter som säljer bäst och när på dagen du har mest att göra.
För företag som vill växa är det viktigt att kassasystemet kan anpassas och byggas ut med fler funktioner, till exempel kundregister, kampanjer eller integration med bokföringssystem, i takt med att din verksamhet behöver fler komplexa funktioner. Oavsett vilka krav du har, finns det alltid ett kassasystem som passar, det gäller bara att välja rätt utifrån dina behov.
Att ta betalt med kassasystem
Att ta betalt på ett smidigt och säkert sätt är kärnan i varje kassasystem. Ett bra kassasystem ska göra det enkelt att ta emot betalningar från kunder, oavsett om de vill betala med kontanter, kort, faktura eller Swish. Många system erbjuder även möjligheten att hantera presentkort och andra betalningsalternativ, vilket ger dig och dina kunder maximal flexibilitet.
För att möta både kundernas och Skatteverkets krav ska kassasystemet vara certifierat och uppfylla alla tekniska krav som gäller för svenska företag. Det innebär bland annat att systemet ska kunna skriva ut kvitto direkt till kunden och hantera olika betalningsmedel utan krångel. Många moderna kassasystem är dessutom utformade för att vara enkla att använda, så att du snabbt kan ta betalt och ge kunden ett kvitto.
Det är också viktigt att kassasystemet kan hantera flera olika betalningssätt samtidigt, så att du aldrig behöver säga nej till en kund. Oavsett om du säljer produkter eller tjänster, ska kassasystemet kunna hantera både små och stora köp, och ge dig möjlighet att följa upp försäljningen i efterhand. Med rätt kassasystem blir det enkelt att ta betalt, hantera presentkort och ge kunderna en trygg och smidig köpupplevelse, varje gång.
Vad händer när tekniken strular?
En ofta förbisedd men viktig skillnad mellan traditionella ECR-kassaapparater och molnbaserade kassasystem är hur sårbara de är vid tekniska fel. Om en fysisk kassaapparat (ECR) går sönder krävs ofta att hela enheten ersätts, vilket kan innebära att du inte kan ta betalt alls förrän ny hårdvara är på plats. Det leder till onödiga avbrott i försäljningen och risk för förlorade intäkter.
Med en molnbaserad kassalösning är du betydligt mer flexibel. Går surfplattan eller enheten sönder, kan du logga in från en annan enhet, mobil eller ny surfplatta. All data finns säkert sparad i molnet, så du slipper oro för förlorad information eller långa driftstopp.
Det gör molnbaserade kassasystem betydligt mer motståndskraftiga när det oförutsägbara händer och ger dig som företagare en tryggare, smidigare vardag.
För att möta både kundernas och Skatteverkets krav ska kassasystemet vara certifierat och uppfylla alla tekniska krav som gäller för svenska företag. Det innebär bland annat att systemet ska kunna skriva ut kvitto direkt till kunden och hantera olika betalningsmedel utan krångel. Många moderna kassasystem är dessutom utformade för att vara enkla att använda, så att du snabbt kan ta betalt och ge kunden ett kvitto.
Det är också viktigt att kassasystemet kan hantera flera olika betalningssätt samtidigt, så att du aldrig behöver säga nej till en kund. Oavsett om du säljer produkter eller tjänster, ska kassasystemet kunna hantera både små och stora köp, och ge dig möjlighet att följa upp försäljningen i efterhand. Med rätt kassasystem blir det enkelt att ta betalt, hantera presentkort och ge kunderna en trygg och smidig köpupplevelse, varje gång.
Underhåll och support
Ett kassasystem eller kassaregister ska vara lätt att använda och kräva minimalt underhåll, så att du kan fokusera på din försäljning. Många moderna kassasystem erbjuder smidig support, både via telefon och mail, vilket gör att du snabbt kan få hjälp om något skulle krångla. Det är också en stor fördel om systemet kan uppdateras automatiskt och är kompatibelt med andra tjänster du använder, som bokföring eller bokningssystem. På så sätt kan du enkelt integrera kassasystemet med resten av din verksamhet och vara säker på att allt fungerar tillsammans. Välj ett kassaregister eller kassasystem som är lätt att använda, erbjuder bra support och kan anpassas efter dina behov, då blir vardagen enklare och tryggare.
Med en molnbaserad kassalösning är du betydligt mer flexibel. Går surfplattan eller enheten sönder, kan du logga in från en annan enhet, mobil eller ny surfplatta. All data finns säkert sparad i molnet, så du slipper oro för förlorad information eller långa driftstopp.
Det gör molnbaserade kassasystem betydligt mer motståndskraftiga när det oförutsägbara händer och ger dig som företagare en tryggare, smidigare vardag.
För att möta både kundernas och Skatteverkets krav ska kassasystemet vara certifierat och uppfylla alla tekniska krav som gäller för svenska företag. Det innebär bland annat att systemet ska kunna skriva ut kvitto direkt till kunden och hantera olika betalningsmedel utan krångel. Många moderna kassasystem är dessutom utformade för att vara enkla att använda, så att du snabbt kan ta betalt och ge kunden ett kvitto.
Det är också viktigt att kassasystemet kan hantera flera olika betalningssätt samtidigt, så att du aldrig behöver säga nej till en kund. Oavsett om du säljer produkter eller tjänster, ska kassasystemet kunna hantera både små och stora köp, och ge dig möjlighet att följa upp försäljningen i efterhand. Med rätt kassasystem blir det enkelt att ta betalt, hantera presentkort och ge kunderna en trygg och smidig köpupplevelse, varje gång.
Vad händer vid internetavbrott?
Om internetuppkopplingen bryts går systemet in i ett offline-läge och backup med 4G också skulle sluta fungera, så lagras informationen lokalt tills anslutningen återställs om kassan är kopplad till en fysisk kontrollenhet. Kunder kan fortfarande betala med kontanter och Swish företag, kvitton skrivs ut, och alla transaktioner synkas automatiskt så snart uppkopplingen är tillbaka. Oftast ligger begränsningen i antal tillåtna transaktioner innan det måste registreras på kontrollenheten eller upp till 72 timmar.
Månadskostnader och priser
När du väljer kassasystem eller kassaregister är det viktigt att titta på både funktioner och kostnader. Priset kan variera beroende på vilka funktioner du behöver, vilken support som ingår och om du vill köpa, hyra eller leasa systemet. Många företag föredrar en lösning med månadskostnad, där support och service ingår, för att slippa stora engångsutgifter och alltid ha tillgång till hjälp om det behövs. Jämför olika alternativ och fundera på vad som passar din verksamhet bäst ibland kan en flexibel hyreslösning vara det smartaste valet, särskilt om du vill kunna byta eller uppgradera systemet i framtiden. Tänk på att välja ett kassasystem eller kassaregister som ger dig de funktioner du behöver till rätt pris, och som erbjuder den support du vill ha.
Uppgradering och kompatibilitet
För att ditt företag ska kunna växa och utvecklas är det viktigt att kassasystemet och kassaregistret är flexibla och enkla att uppgradera. Välj en lösning som kan anpassas efter dina behov och som är kompatibel med andra system du använder, till exempel bokföringsprogram, lagerhantering eller bokningssystem. Kassasystemet ska kunna hantera olika betalningsmedel och skriva ut kvitton enligt gällande krav från Skatteverket, så att du alltid kan ta betalt på ett enkelt och säkert sätt. Genom att satsa på ett kassaregister och kassasystem som är lätt att uppgradera och integrera med andra system, säkerställer du att din verksamhet alltid är redo för nya utmaningar och kan möta kundernas förväntningar – både nu och i framtiden.
Framtiden: Kassasystem som växer med din verksamhet
Molnbaserade system är skalbara, flexibla och byggda för att anpassas efter verksamhetens förändrade behov. Oavsett om du driver en pizzeria, café eller fine dining-restaurang, kan du skräddarsy funktionerna – från smarta beställningsflöden till notahantering och digitala presentkort. Framtidens kassasystem erbjuder både digitala och fysiska kvitton, vilket förbättrar kundupplevelsen och uppfyller lagkrav. Du kan även erbjuda elektroniska kvitton via SMS eller e-post för att förenkla kvittohanteringen.
Den klassiska kassaapparaten må ha sin plats i enklare miljöer, men för verksamheter som vill optimera sin försäljning, effektivisera sin administration och ge gästerna en sömlös upplevelse är ett molnbaserat kassasystem ett självklart val.
Vill du ta steget mot en framtidssäkrad kassalösning? Utforska hur ett modernt, molnbaserat kassasystem kan ge dig full koll på försäljningen, oavsett var du befinner dig.
Jag vill veta mer!
Våra rådgivare hjälper dig att hitta rätt lösning
Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
Vill du ha fler tips och råd?
* Obligatorisk uppgift. Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
Kassapaket
Alla paket inkluderar kostnadsfri tillgång till Onslips uppskattade support, service, och regelbundna uppdateringar av mjukvaran, och Onslips Backoffice med avancerade rapporter.
Allt-i-ett
För dig som bara vill sälja och ta betalt smidigt och prisvärt.
- Onslip kassasystem på Allt-i-ett-kortterminal. Kontrollenhet ingår.
- Standard-X licens med alla kassafunktioner du behöver
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för 105 kr/mån
- Inlösenavtal fr. 0,99%*
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Stationärt
För dig som vill ha en stationär kassa med en stor skärm.
- Onslip på iPad för oslagbar prestanda. Kontrollenhet ingår. Stativ tillval.
- Standard-X licens med alla kassafunktioner du behöver
- Automatisk bokföring
- Hyr kortterminal för 105 kr/mån
- Kassakopplad kortterminal
- Inlösenavtal fr. 0,99%
*Erbjudandet gäller endast vid användning av en CS50-kortterminal från Onslip.
Premium
Perfekt för restauranger med bordsservering och bar.
- Onslip på iPad för oslagbar prestanda. Kontrollenhet ingår. Stativ tillval.
- Premium licens med bordskarta, parkera nota, avancerad bong, och mycket mer
- Kassakopplad kortterminal
- Inlösenavtal fr. 0,49%
* gäller hela första året, därefter ordinarie pris (1200 kr/mån)
