Vad kostar ett kassasystem? - Med prisexempel och jämförelser

Vad kostar ett kassasystem kassaregister

Om du väljer en simpel knappkassa kommer du att få mycket administrativt arbete. En mer modern PC-kassa eller en molnbaserad kassa kan däremot effektivisera ditt arbete genom att automatiskt inventera och sköta din lagerhållning, underlätta för bokföringen och mycket mer.

Ett kassasystem kostar en del pengar. Exakt hur mycket varierar dels mellan olika leverantörer, dels mellan olika typer av kassasystem och beroende på vilka funktioner du behöver. Ett molnbaserat kassasystem med många integrationer kan till exempel vara dyrare än en simplare knappkassa.  

Genom att gå igenom olika erbjudanden och kostnadsförslag kan du enklare välja rätt system från början. Då slipper du byta till ett mer avancerat senare för att du köpte ett för simpelt eller till ett billigare för att du köpte ett med allt för många funktioner som du inte behövde. Rätt kassasystem ska hjälpa dig att spara såväl tid som pengar, underlätta och effektivisera hela din verksamhet. Se därför till att lägga ner tid på att göra research så att du gör rätt val redan från början.

Vad ingår i ett kassasystem?

Vad ingår i ett kassasystem

När du köper ett kassasystem är det viktigt att förstå vad som ingår. Det ingår nämligen olika saker beroende på vad du väljer att köpa för system och beroende på vilken leverantör du väljer. Vissa kassasystem är mer komplexa och avancerade än andra.

 

Generellt kan man säga att ditt kassasystem hjälper dig att ta emot betalningar och registrera de produkter du säljer. De enklaste knappkassorna gör i huvudsak just detta, då de i princip fungerar som en miniräknare. Många system är dock mer avancerade än så, framför allt om du väljer en PC-kassa eller en molnbaserad kassa. Då kan du få funktioner såsom statistik över verksamhetens försäljning, administration, ett kundregister, beställningar, bordsbokningar, om du driver en restaurang samt inventering och koll på lagerstatusen, både när du säljer i en traditionell butik och online. 

 

Det kan ingå många fler funktioner i ditt kassasystem. Allt beror på vad just du behöver och väljer att betala för. Att ha ett allt för omfattande system kan bli krångligt, onödig och en allt för stor ekonomisk utgift om du bara har en enkel verksamhet. Ett allt för enkelt system däremot ger dig extra arbete i form av inventering och mycket administrativt arbete.

 

Utöver olika system och leverantörer är det även viktigt att ha koll på att det är ett krav att ha ett kassasystem om man sysslar med kontant försäljning för mer än fyra prisbasbelopp varje år.

Måste jag ha en kontrollenhet till kassaregistret?

Måste jag ha en kontrollenhet till kassaregistret

Svaret är ja! Skatteverket har som krav att ditt kassaregister måste vara kopplat till en certifierad kontrollenhet när det är i bruk. Om du inte har någon kontrollenhet kan det bli riktigt kostsamt om Skatteverket kommer på oannonserat besök för att kontrollera din verksamhet.

Du måste införskaffa en kontrollenhet som är certifierad och som kan lagra specifik information om dina försäljningar. Informationen ska överföras från kassasystemet varje gång en försäljning sker. Den får inte ha någon form av mjukvara som kan påverka dess funktion installerad.

Du som ägare använder inte direkt kontrollenheten i ditt arbete, det kontrollenheten gör är att den registrerar och sparar kvittoinformation. Den finns endast till för att Skatteverket ska kunna kontrollera din försäljning med hjälp av en kontrollkod. Om du inte har den inkopplad kan du behöva böta en hög summa pengar i straffavgift.

Kontrollenheten till ditt kassaregister regleras i lagen om kassaregister. I lagen som infördes den 1 januari 2010 stå det att alla som säljer varor eller tjänster ska ha ett certifierat kassaregister med en kontrollenhet.

Du behöver dock inte alltid använda dig av en fysisk kontrollenhet. Använder du dig av ett molnbaserat kassasystem kan du även använda molnbaserad kontrollenhet. Med en molnbaserad lösning kan du lagra dina kvitton digitalt i molnet vilket gör det enklare för dig att förflytta kassan. På så sätt slipper du släpa med dig en kontrollenhet om du till exempel säljer på marknader eller torg. En molnbaserad kontrollenhet är dessutom säkrare då ingen viktig information kan försvinna vid till exempel en brand eller stöld. Hos en del leverantörer är en molnbaserad kontrollenhet inbakad i priset medan hos andra är det något man måste köpa till utöver grundpriset.

Prisexempel kassasystem: Frisör, butik, småföretag, café och restaurang

kassasystem kassaregister prisexempel

Det finns tre olika kassasystem som du kan välja mellan för din verksamhet: knappkassa, PC-kassa och molnbaserad kassa. En traditionell knappkasa är gammaldags och kan i princip ses som en miniräknare med kontrollenhet. Allt sker analogt, du måste spara alla kvittokopior och lägga ner mycket tid på bokföring och administration. De är dock mycket enkla och därmed smidiga att hantera.

En PC-kassa har din kassa och all info inne i själva kassan och dess system. En nackdel med PC-kassor är att de ofta inte uppdateras. En PC-kassa med touchskärm är enkel att använda och ett bra val i stora butiker med många artiklar och högt kundtryck samt i restauranger där bordsbokning och många beställningar sker. PC-kassor kan vara krångliga att göra ändringar på. Exempelvis, om man vill lägga till eller flytta knappar på touchskärmen behöver man ofta ta hjälp av support vilken i många fall även innebär en extra avgift.

Om du väljer ett molnbaserat kassasystem kan du installera det som en app i din surfplatta och därmed blir det förflyttningsbart. Denna typ av kassa är riktigt enkel att hantera och du kan alltid komma åt ditt kassasystem – oavsett var du befinner dig. Det molnbaserade kassasystemet uppdateras regelbundet och du kan ändra justera det själv, såsom att välja layout och göra personliga anpassningar.

De två senare kassasystemen är ofta dyrare än knappkassan. Det beror på att de är mer avancerade och att du kan integrera fler funktioner som kan effektivisera ditt arbete.

Hur mycket du får betala för ett kassasystem beror på om du hyr eller köper det samt vilka funktioner som ingår. Du kan hitta billiga begagnade kassasystem, medan nya kompletta mer avancerade sådana kan kosta från 20 000 kronor om året. Om du däremot hyr ett kassasystem med kassadator, kontrollenhet, kvittoskrivare, streckkodsläsare och mer så kan du betala några hundra kronor per månad. Det blir dessutom billigare om du har din egen utrustning och enbart betalar för själva mjukvaran.

För mindre företag såsom fristående frisörer och små caféer behövs det oftast enklare kassasystem. En PC-kassa eller surfplatta med kortterminal räcker ofta och en mobil kassa kan kosta runt 500 kronor per månad. En PC-kassa kostar dock något mer. Om du har en butik med många artiklar alternativt ett större café eller restaurang, är en PC-kassa med touchskärm det bästa valet för att underlätta såväl försäljning som administration, bokningar, bordskarta, delad nota, take-away och lagerhållning. Helt enkelt ett fullt integrerat system som effektiviserar hela din verksamhet. Du kan hyra ett system från 700 kronor per månad och uppåt, allt beroende på hur avancerat system som behövs.

När du väljer att hyra ett kassasystem månadsvis är det bra att undersöka vad som gäller för eventuella startavgifter, bindningstider och liknande. Priset baseras nämligen ofta på en lång bindningstid. Läs därför det finstilta för att se vad som ingår både under bindningstiden och efter det att bindningstiden är slut.

Vilka fördelar finns med molnbaserade kassaregistret och är det prisvärt?

Molnbaserad kassa kassasystem kassaregister

Om du använder dig av ett molnbaserat kassaregister så kan du också få en molnbaserad kontrollenhet. Det är ett användarvänligt system som du kan använda direkt i din mobil eller surfplatta likväl som på en stationär kassa. På så sätt får du ett lätthanterligt och flyttbart system. En annan stor fördel är att du alltid kan nå det, oavsett var du befinner dig. Att registret är molnbaserat ger också en större säkerhet och trygghet då ingen viktig information kan gå förlorad. Molnbaserade system är godkända av Skatteverket. Även din kontrollenhet är molnbaserad vilket gör det enklare för dig.

Med ett molnbaserat system behöver du inga andra prylar än din egen surfplatta om du planerar att ta betalt via Swish eller kort. Du behöver inte ens någon egen kvittoskrivare då du kan skicka digitala kvitton till kunden via sms eller e-mejl. Det är viktigt at kolla upp om Swish erbjuds som integration till kassan eller inte, vilket endast ett fåtal aktörer gör. En leverantör som erbjuder detta förenklar både förloppet och administrationen, samt gör att du spara in den kostnad som du annars måste lägga på att köpa till Swish. Om du vill använda dig av Swish som betalningsmetod måste du även sätta upp ett avtal för detta hos din bank.

En fördel med molnbaserade kassasystem är att du kan spara en del pengar.

Till exempel brukar Swish ingå i avtalet, vilket innebär att du inte behöver betala för den betalningsmetoden separat. Med en gratis integration av Swish kan du spara hundralappar varje år.

Ett molnbaserat register utan fysisk kontrollenhet ser snyggt ut i butiken med endast en pekskärm och är enkelt för alla anställda att använda. Systemet är modernt och mycket säkert då ingen hårddisk kan gå sönder, alla kvitton och liknande lagras istället i molnet.

Det molnbaserade systemet betalas månadsvis och kan liknas vid en prenumeration. Vid längre avtal med bindningstid får du ofta en lägre månadskostnad. En av de största fördelarna med denna typ av system är att du aldrig behöver oroa dig för hur systemet fungerar. Det uppdateras nämligen automatiskt på regelbunden basis och allt som oftast erbjuds det även support om något skulle krångla. Med en molnbaserad kassa behöver du inte säkerhetskopiera någon information eller oroa dig för var all din data lagras, det sköts istället av det företag som du köpt ditt kassasystem av.

Molnbaserade kassasystem är en prisvärd lösning för småföretagare som ofta har mindre svängutrymme i budgeten för avancerade system. Med en löpande utgift varje månad blir den ekonomiska utgiften även enklare att hantera än om du skulle investera i ett avancerat kassasystem med såväl hård- som mjukvara vid ett köptillfälle.

Kan man klara sig med enbart en mobil kassa och kortterminal?

Mobil kassa kassasystem kassaregister

Om du har en simpel försäljning i din verksamhet utan högt tryck av kunder kan du absolut klara dig med enbart en mobil kassa och en kortterminal. Du kan använda dig av en surfplatta med en app som utgör ditt kassasystem och genom att koppla till en kortterminal kan du ta emot kortbetalningar.

En mobil kassa är ett klokt val om du vill ha en flyttbar kassa. Kanske säljer du ofta på marknader, eller så vill du helt enkelt ha det enklaste systemet du kan hitta. Du kan även ta med dig kassan och hjälpa kunden direkt ute på butiksgolvet vilket ökar chansen till försäljning. Många skulle klara sig bra med enbart en mobil kassa, då krävs det dock att du använder Swish för att ta emot betalningar. Med en mobil kassa och Swish kan du enbart erbjuda digitala kvitton.

Genom att använda en kortterminal till din mobila kassa får dina kunder ännu en betalmetod att välja på, vilket kan bidra till att du får fler kunder. Välj gärna en kortterminal med kvittoskrivare så att du då kan erbjuda ett papperskvitto till kunden.

En fördel med att enbart använda en mobil kassa och en kortterminal är enkelheten. Det är enkelt att ta betalt och du behöver inte spara en massa fysiska papperskvitton i din bokföring. Istället sparar den mobila kassan alla kvitton digitalt och det blir därmed mer lättillgängligt för dig att komma åt all viktig information. Med en mobil kassa behöver du dessutom inte använda någon fysisk kontrollenhet. Det är istället godkänt att enbart använda digitala kvitton som bevis om Skatteverket gör en tillsynskontroll.

Den mobila kassan kan dock vara något enkel om du har ett högt tryck med långa köer. Om du dessutom behöver ett system där du hanterar bongar, bordsbokningar och annat så är en stationär kassa att föredra.

Du kan alltså klara dig med enbart en mobil kassa och kortterminal, det är din verksamhetstyp som avgör om den typen av kassa är bra nog för dig.