Vad kostar ett kassasystem?

Det tråkiga men rätta svaret är, det beror på. Frågan vad kostar ett kassasystem är faktiskt lika klurig som frågan, vad kostar en bil. En bil har tre typer av kostnader, inköp, drift, och underhåll. Certifierade och godkända kassasystem har exakt samma typer av kostnader.

Enkel jämförelse

Frågan vad kostar ett kassasystem är faktiskt lika klurig som frågan, vad kostar en bil. En bil har tre typer av kostnader, inköp, drift, och underhåll. Certifierade och godkända kassasystem har exakt samma typer av kostnader.

Bil

Kassasystem

Bil / Kassasystem

Initial kostnad
Kostnad för att komma igång

Bil:

Inköp av bil

Inköp av bil

Kassasystem:

Inköp av kassahårdvara

Inköp av kassahårdvara

Driftskostnad
Kostnaden att använda

Bil: 

Drivmedel eller el 

Drivmedel eller el 

Kortinlösen och inlösenavtal Kassamjukvara

Kassasystem:

Kortinlösen och inlösenavtal
Kassamjukvara

Service och support
Kostnad för underhåll och service

Bil: 

Årlig service Besiktning
Försäkring

Årlig service Besiktning Försäkring
Support Uppdatering mjukvara Kom-igång-hjälp Nöjd-kund-garantier

Kassasystem:

Support
Uppdatering mjukvara
Kom-igång-hjälp
Nöjd-kund-garantier

Pris

Från 0 kr till 3,000,000 kr

Pris: Från 0 kr till 3,000,000 kr

Från 0 kr till 3,000,000 kr

Precis som med en bil, är driftskostnaden för ett kassasystem betydligt högre än vad du tror. Och framförallt en viss driftskostnad brukar stå för över 50% av hela kostnaden för ett kassasystem: 

Bambora terminaler

Jämför kortinlösen – det kommer att löna sig!

Kortinlösen är fortfarande den enskilt, och överlägset, största kostnaden för ett kassasystem. Samtidigt är den del av kassasystemet som kanske är mest utbytbar, alla inlösare erbjuder i princip identiska tjänster. Med andra ord, här kan du spara 10,000-tals kronor per år om du väljer det billigaste kortinlösen på marknaden. Vänd dig till en expert som kan hjälpa dig att jämföra kortinlösen. 

En annan liknelse med bilar, är att precis som bilar genomgår en tekniktransformation från bensin/diesel till el, genomgår just nu kassasystemsmarknaden en transformation från gamla knapp och PC-kassor till moderna molnbaserade digitala kassasystem. Som du vet, en el-bil kanske kostar lite mer i inköp, men driftskostnaden är betydligt lägre. Precis samma sak gäller kassasystem. Äldre knapp och PC-kassor kanske är billigare i inköp, men eftersom de inte hänger med i utvecklingen kommer du betala mer i form av mer administration, högre ekonomi- och redovisningskostnader,  och att du behöver mer support eftersom äldre system är betydligt krångligare än moderna digitala kassasystem.

Ytterligare en likhet mellan kassasystem och bilar är det finns många olika sorters kassasystem beroende på vad det ska användas till. Kassasystem restaurang, kassasystem butik, och kassasystem frisör skiljer sig alla åt. I artikeln nedan ger vi svar på vad ett certifierat kassasystem kostar beroende på din bransch.

Som du kan se finns det fler likheter med en bil än du kanske först trodde. Så för att svar på frågan vad kostar ett kassasystem och hjälpa dig att jämföra kassasystem kommer vi presentera fyra typiska certifierade kassasystem anpassade för fyra typiska kassasystemsköpare.

Kan ett kassasystem hjälpa en restaurang med mer än betalningar_

Fyra typiska köpare av kassasystem. Vem är du?

Först och främst, låt oss bara konstatera fakta, alla kunder är verkligen unika. Men, baserat på 10,000 tals kundsamtal över 10 år, kan vi se fyra typer av kassasystemsköpare. Det som skiljer sig mest åt, är vad respektive köpare anser är viktigast i valet av certifierade kassasystem och leverantör. 

  1. Funktionalitet är viktigast 
  2. Tryggheten är viktigast
  3. Priset är viktigast
  4. Bråttom att komma igång

SÅ för att svara på frågan vad kostar ett kassasystem, kommer här en enkel jämförelse och prisexempel baserat på dessa fyra köpare av kassasystem

1. Funktionalitet i fokus

De flesta företag kommer så snart årsomsättningen når 2-3 miljoner upptäcka att behoven av IT-stöd och funktionalitet ökar. Här är valet av kassasystem essentiellt för att hålla ner onödig administration, hålla verksamheten effektivt, och samtidigt kunna addera och förändra sitt arbetssätt utifrån kundernas behov. Integration av digitala beställningar för restauranger, och e-handel för butiker, är exempel på kundstyrda förändringar de senaste åren.

Den typiska kassaleverantören för dig som sätter funktionalitet i fokus har nationell täckning. Detta för att utveckling av funktionalitet på djupet kräver en större organisation och därmed en större marknad. Du bör därför söka kassaleverantörer brett, i hela landet, för att hitta den som bäst matchar dina funktionsbehov.

Kostnader och krav

Initial kostnad för hårdvara i alla tre kategorier (restaurang, butik och frisör)

Kassahårdvara för att kunna köra mer krävande funktionalitet är oftast PC-system med touchskärm. Sedan tillkommer ofta kvittoskrivare och kontrollenheter. Totalt kan du räkna med hårdvara, oavsett bransch, kommer kosta 15,000. Oftast erbjuds hårdvara med finansiering, då bör du se upp med hur lång är bindningstiden, och vad är den faktiska finansieringskostnaden. Det är inte ovanligt att du offereras finansiering med två-siffrig ränta.  

Service och support för all tre kategorier:
Kostnad för underhåll och service kostar kring 200 kr / mån

Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto:
Måste uppfylla kassalagen och skatteverket kassaregister krav och finnas på listan över skatteverket godkända kassaregister. Kassalagen reglerar också vad som måste stå på kvittot.

Certifierade
Kassasystem restaurang

Certifierade
Kassasystem butik

Certifierade
Kassasystem frisör

Om jag har ett kassasystem behöver jag även ett kassaregister

2. Tryggheten i fokus

Känner du att service och pålitlighet är viktigast i valet av kassasystem och kassaleverantör? Då sätter du tryggheten i fokus. 

Innan digitala kassasystem med molnbaserad teknik, var elektroniska kassaapparater och PC-baserade kassasystem ledande. De kräver en tekniskt kunnig person för att sätta upp, underhålla, och göra ändringar. Därför finns det på många håll i landet lokala kassaleverantörer som drar sladdar, programmerar knappar, och ändrar priser på produkter. 

Med modern digital teknik förändras dock allt, även synen på trygghet och service. Moderna kassasystem körs oftast på en surfplatta eller en touchskärm som vem som helst kan koppla in. Produkter, knappar, priser, läggs in enkelt via webben, antingen av kunden själv, eller av kassaleverantörens kundtjänst

Eftersom själva kassasystemet nu finns i molnet, blir alla fysiska apparater på plats utbytbara på ett helt annat sätt. T ex kvittoskrivare, även om kvittoskrivare går sönder, kan du idag skicka digitalt kvitto till kunden. Du behöver inte längre en kassatekniker som kommer och byter ut din kvittoskrivare.

Skulle du ändå välja en lokal kassaleverantör för trygghetens ger nedan pristabell en ide om vad det kommer att kosta.

Kostnader och krav

Certifierade Kassasystem restaurang, kassasystem för butik, och frisör från mindre lokala kassaleverantör på orten

Initial kostnad för hårdvara i alla tre kategorier (restaurang, butik och frisör)

Lokala kassaleverantörer lägger oftast på sina marginal på kassahårdvaran, som nästan alltid är PC-baserad touchskärm. Kassamjukvaran är oftast betydligt billigare än de mer funktionsrika molnbaserade alternativen. En kassahårdvara från lokal kassaleverantör ligger runt 25,000 kr. Oftast erbjuds hårdvara med finansiering med långa bindningstider, inte ovanligt med 4-5 år! Se upp med den faktiska finansieringskostnaden.

Service och support för all tre kategorier:

Kostnad för underhåll och service 

  • Supportavgift
    minst 200 kr/mån
  • Uppdatering av kassamjukvara
    Räkna med 100 kr / mån
  • Installation och på-plats service
    Räkna med timdebitering för varje påbörjad timma + kostnad för resa med bil

Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto:
Måste uppfylla kassalagen och skatteverket kassaregister krav och finnas på listan över skatteverket godkända kassaregister. Kassalagen reglerar också vad som måste stå på kvittot.

Kassasystem pris över 3 år: 

138,400 kr

Hur används kassasystem

3. Priset i fokus

Är ett bra pris viktigast för dig? Det är självklart att alltid vara prismedveten och noga undersöka vad man får för sina pengar. Men när det gäller kassasystem är det viktigast att ha koll på totalkostnaden. Nästan alla ”billiga” och enkla kassasystem erbjuder väldigt dyr kortinlösen. Kom ihåg, 1% av 3,000,000 kr i omsättning är en kostnad på 30,000 kr, varje år. 

I tabellen ser du vad några enkla kassasystem faktiskt kostar i längden.

Kostnader och krav

Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto:

Måste uppfylla kassalagen och skatteverket kassaregister krav och finnas på listan över skatteverket godkända kassaregister. Kassalagen reglerar också vad som måste stå på kvittot.

Initial kostnad
Hårdvara

Driftskostnad
Kostnaden att använda

Service och support
Kostnad för underhåll och service

Kassasystem pris över 3 år

Är det skillnad på kassasystem för en liten butik

4. Tid att komma igång i fokus

Är det viktigaste att kunna komma igång fort? Här ger vi tre förslag på hur du snabbast kommer igång, och vad totalkostnaden är, beroende på vilken årsomsättning du har, eller förväntas ha. För att komma igång fort kommer du behöva välja blanda enkla kassasystem, kassasystem med tyngdpunkt på funktionalitet och trygghet kan oftast ta ca 1-2 veckor att komma igång.

Kostnader och krav

Förslag på lösning
Hårdvara

Initial kostnad
Hårdvara

Driftskostnad
Kostnaden att använda

Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto

Kassasystem pris över 3 år

FAQ

Generellt kan man säga att ditt kassasystem hjälper dig att ta emot betalningar och registrera de produkter du säljer. De enklare elektroniska knappkassorna är mycket begränsade och är i princip bara miniräknare med kvittoskrivare. Många system är dock mer avancerade än så, framför allt om du väljer en PC-kassa eller ett molnbaserat kassasystem. Då kan du få mängder med branschanpassade funktioner. För restaurang och kafé erbjuds ofta stöd för statistik över försäljning, kundregister, online beställningar, bordskartor, och bordsbokningar. För dig som driver butik bör stöd för lager och inventering finnas. 

Svaret är ja! Skatteverket har som krav att ditt kassaregister måste vara kopplat till en certifierad kontrollenhet när det är i bruk. Om du inte har någon kontrollenhet kan det bli riktigt kostsamt om Skatteverket kommer på oannonserat besök för att kontrollera din verksamhet.

Du måste införskaffa en kontrollenhet som är certifierad och som kan lagra specifik information om dina försäljningar. Informationen ska överföras från kassasystemet varje gång en försäljning sker. Den får inte ha någon form av mjukvara som kan påverka dess funktion installerad.

Du som ägare använder inte direkt kontrollenheten i ditt arbete, det kontrollenheten gör är att den registrerar och sparar kvittoinformation. Den finns endast till för att Skatteverket ska kunna kontrollera din försäljning med hjälp av en kontrollkod. Om du inte har den inkopplad kan du behöva böta en hög summa pengar i straffavgift.

Ett molnbaserat kassasystem är det modernaste alternativet. De är ofta mer användarvänliga än de äldre PC-kassorna eftersom utvecklats de senaste åren. Fördelen är också att molnbaserade kassasystem går att köra på många olika typer av hårdvaror, surfplatta, din smartphone, kassadatorer, och till och med inbyggda på moderna kortterminaler. På så sätt får du ett lätthanterligt och flyttbart system. En annan stor fördel är att du alltid kan nå det, oavsett var du befinner dig. Att kassasystemet är molnbaserat ger också en större säkerhet och trygghet då ingen viktig information kan gå förlorad. Molnbaserade system är godkända av Skatteverket. Även din kontrollenhet är molnbaserad vilket gör det enklare för dig.

Med ett molnbaserat system behöver du inga andra prylar än din egen surfplatta om du planerar att ta betalt via Swish. Du behöver inte ens någon egen kvittoskrivare då du kan skicka digitala kvitton till kunden via sms eller e-mejl. Det är viktigt at kolla upp om Swish erbjuds som integration till kassan eller inte, vilket endast ett fåtal aktörer gör. En leverantör som erbjuder detta förenklar både förloppet och administrationen, samt gör att du spara in den kostnad som du annars måste lägga på att köpa till Swish. Om du vill använda dig av Swish som betalningsmetod måste du även sätta upp ett avtal för detta hos din bank.

En fördel med molnbaserade kassasystem är att du kan spara en del pengar.

Ett molnbaserat kassaregister utan fysisk kontrollenhet ser snyggt ut i butiken med endast en pekskärm och är enkelt för alla anställda att använda. Systemet är modernt och mycket säkert då ingen hårddisk kan gå sönder, alla kvitton och liknande lagras istället i molnet.

Det molnbaserade systemet betalas månadsvis och kan liknas vid en prenumeration. Vid längre avtal med bindningstid får du ofta en lägre månadskostnad. En av de största fördelarna med denna typ av system är att du aldrig behöver oroa dig för hur systemet fungerar. Det uppdateras nämligen automatiskt på regelbunden basis och allt som oftast erbjuds det även support om något skulle krångla. Med en molnbaserad kassa behöver du inte säkerhetskopiera någon information eller oroa dig för var all din data lagras, det sköts istället av det företag som du köpt ditt kassasystem av.

Molnbaserade kassasystem är en prisvärd lösning för småföretagare som ofta har mindre svängutrymme i budgeten för avancerade system. Med en löpande utgift varje månad blir den ekonomiska utgiften även enklare att hantera än om du skulle investera i ett avancerat kassasystem med såväl hård- som mjukvara vid ett köptillfälle.

Om du har en enklare försäljning i din verksamhet utan högt tryck av kunder kan du absolut klara dig med enbart en mobil kassa och en kortterminal. Du kan använda dig av en surfplatta med en app som utgör ditt kassasystem och genom att koppla till en kortterminal kan du ta emot kortbetalningar.

En mobil kassa är ett klokt val om du vill ha en flyttbar kassa. Kanske säljer du ofta på marknader, eller så vill du helt enkelt ha det enklaste systemet du kan hitta. Du kan även ta med dig kassan och hjälpa kunden direkt ute på butiksgolvet vilket ökar chansen till försäljning. Många skulle klara sig bra med enbart en mobil kassa, då krävs det dock att du använder Swish för att ta emot betalningar. Med en mobil kassa och Swish kan du enbart erbjuda digitala kvitton.

Genom att använda en kortterminal till din mobila kassa får dina kunder ännu en betalmetod att välja på, vilket kan bidra till att du får fler kunder. Välj gärna en kortterminal med kvittoskrivare så att du då kan erbjuda ett papperskvitto till kunden.

En fördel med att enbart använda en mobil kassa och en kortterminal är enkelheten. Det är enkelt att ta betalt och du behöver inte spara en massa fysiska papperskvitton i din bokföring. Istället sparar den mobila kassan alla kvitton digitalt och det blir därmed mer lättillgängligt för dig att komma åt all viktig information. Med en mobil kassa behöver du dessutom inte använda någon fysisk kontrollenhet. Det är istället godkänt att enbart använda digitala kvitton som bevis om Skatteverket gör en tillsynskontroll.

Den mobila kassan kan dock vara något enkel om du har ett högt tryck med långa köer. Om du dessutom behöver ett system där du hanterar bongar, bordsbokningar och annat så är en stationär kassa att föredra.

Du kan alltså klara dig med enbart en mobil kassa och kortterminal, det är din verksamhetstyp som avgör om den typen av kassa är bra nog för dig.

Läs vidare

Jag ska öppna ny restaurang

Jag ska byta kassasystem