Vad kostar ett kassasystem?

Generellt kan man säga att ditt kassasystem hjälper dig att ta emot betalningar och registrera de produkter du säljer. De enklare elektroniska knappkassorna är mycket begränsade och är i princip bara miniräknare med kvittoskrivare. Många system är dock mer avancerade än så, framför allt om du väljer en PC-kassa eller ett molnbaserat kassasystem. Då kan du få mängder med branschanpassade funktioner. För restaurang och kafé erbjuds ofta stöd för statistik över försäljning, kundregister, online beställningar, bordskartor, och bordsbokningar. För dig som driver butik bör stöd för lager och inventering finnas. 

Svaret är ja! Skatteverket har som krav att ditt kassaregister måste vara kopplat till en certifierad kontrollenhet när det är i bruk. Om du inte har någon kontrollenhet kan det bli riktigt kostsamt om Skatteverket kommer på oannonserat besök för att kontrollera din verksamhet.

Du måste införskaffa en kontrollenhet som är certifierad och som kan lagra specifik information om dina försäljningar. Informationen ska överföras från kassasystemet varje gång en försäljning sker. Den får inte ha någon form av mjukvara som kan påverka dess funktion installerad.

Du som ägare använder inte direkt kontrollenheten i ditt arbete, det kontrollenheten gör är att den registrerar och sparar kvittoinformation. Den finns endast till för att Skatteverket ska kunna kontrollera din försäljning med hjälp av en kontrollkod. Om du inte har den inkopplad kan du behöva böta en hög summa pengar i straffavgift.

Ett molnbaserat kassasystem är det modernaste alternativet. De är ofta mer användarvänliga än de äldre PC-kassorna eftersom utvecklats de senaste åren. Fördelen är också att molnbaserade kassasystem går att köra på många olika typer av hårdvaror, surfplatta, din smartphone, kassadatorer, och till och med inbyggda på moderna kortterminaler. På så sätt får du ett lätthanterligt och flyttbart system. En annan stor fördel är att du alltid kan nå det, oavsett var du befinner dig. Att kassasystemet är molnbaserat ger också en större säkerhet och trygghet då ingen viktig information kan gå förlorad. Molnbaserade system är godkända av Skatteverket. Även din kontrollenhet är molnbaserad vilket gör det enklare för dig.

Med ett molnbaserat system behöver du inga andra prylar än din egen surfplatta om du planerar att ta betalt via Swish. Du behöver inte ens någon egen kvittoskrivare då du kan skicka digitala kvitton till kunden via sms eller e-mejl. Det är viktigt at kolla upp om Swish erbjuds som integration till kassan eller inte, vilket endast ett fåtal aktörer gör. En leverantör som erbjuder detta förenklar både förloppet och administrationen, samt gör att du spara in den kostnad som du annars måste lägga på att köpa till Swish. Om du vill använda dig av Swish som betalningsmetod måste du även sätta upp ett avtal för detta hos din bank.

En fördel med molnbaserade kassasystem är att du kan spara en del pengar.

Ett molnbaserat kassaregister utan fysisk kontrollenhet ser snyggt ut i butiken med endast en pekskärm och är enkelt för alla anställda att använda. Systemet är modernt och mycket säkert då ingen hårddisk kan gå sönder, alla kvitton och liknande lagras istället i molnet.

Det molnbaserade systemet betalas månadsvis och kan liknas vid en prenumeration. Vid längre avtal med bindningstid får du ofta en lägre månadskostnad. En av de största fördelarna med denna typ av system är att du aldrig behöver oroa dig för hur systemet fungerar. Det uppdateras nämligen automatiskt på regelbunden basis och allt som oftast erbjuds det även support om något skulle krångla. Med en molnbaserad kassa behöver du inte säkerhetskopiera någon information eller oroa dig för var all din data lagras, det sköts istället av det företag som du köpt ditt kassasystem av.

Molnbaserade kassasystem är en prisvärd lösning för småföretagare som ofta har mindre svängutrymme i budgeten för avancerade system. Med en löpande utgift varje månad blir den ekonomiska utgiften även enklare att hantera än om du skulle investera i ett avancerat kassasystem med såväl hård- som mjukvara vid ett köptillfälle.

Om du har en enklare försäljning i din verksamhet utan högt tryck av kunder kan du absolut klara dig med enbart en mobil kassa och en kortterminal. Du kan använda dig av en surfplatta med en app som utgör ditt kassasystem och genom att koppla till en kortterminal kan du ta emot kortbetalningar.

En mobil kassa är ett klokt val om du vill ha en flyttbar kassa. Kanske säljer du ofta på marknader, eller så vill du helt enkelt ha det enklaste systemet du kan hitta. Du kan även ta med dig kassan och hjälpa kunden direkt ute på butiksgolvet vilket ökar chansen till försäljning. Många skulle klara sig bra med enbart en mobil kassa, då krävs det dock att du använder Swish för att ta emot betalningar. Med en mobil kassa och Swish kan du enbart erbjuda digitala kvitton.

Genom att använda en kortterminal till din mobila kassa får dina kunder ännu en betalmetod att välja på, vilket kan bidra till att du får fler kunder. Välj gärna en kortterminal med kvittoskrivare så att du då kan erbjuda ett papperskvitto till kunden.

En fördel med att enbart använda en mobil kassa och en kortterminal är enkelheten. Det är enkelt att ta betalt och du behöver inte spara en massa fysiska papperskvitton i din bokföring. Istället sparar den mobila kassan alla kvitton digitalt och det blir därmed mer lättillgängligt för dig att komma åt all viktig information. Med en mobil kassa behöver du dessutom inte använda någon fysisk kontrollenhet. Det är istället godkänt att enbart använda digitala kvitton som bevis om Skatteverket gör en tillsynskontroll.

Den mobila kassan kan dock vara något enkel om du har ett högt tryck med långa köer. Om du dessutom behöver ett system där du hanterar bongar, bordsbokningar och annat så är en stationär kassa att föredra.

Du kan alltså klara dig med enbart en mobil kassa och kortterminal, det är din verksamhetstyp som avgör om den typen av kassa är bra nog för dig.