Vad är ett certifierat kassaregister? Och är dyrare bättre?

Vad är ett certifierat kassaregister

Om du bedriver försäljning och har intäkter på över 189 200 kr under 12 sammanhängande månader så måste ditt företag enligt lag ha ett kassaregister. Skatteverket kan när som helst kontrollera att din verksamhet har ett godkänt kassaregister och dyra böter väntar för de som slarvar.

 

För att ett kassaregister ska vara godkänt så måste det vara certifierat. Enligt den nya kassaregisterlag som infördes den 1 januari 2010 måste alla försäljningsställen med kontant- eller kortbetalningar över fyra prisbasbelopp använda sig av certifierade kassaregister. Det innebär att det finns ett tillverkardeklarerat kassaregister och en certifierad kontrollenhet. Utöver det kan det även vara nödvändigt att ha en kortläsare för att kunna ta betalt av dina kunder samt en kvittomaskin om du vill kunna erbjuda dem ett kvitto i handen.

 

Ett certifierat kassasystem är en kostnad för företaget, men det är obligatoriskt att ha. Du kan dock påverka kostanden genom att välja mellan att köpa och hyra ett kassasystem. Om du väljer att hyra får du en lägre löpande månadskostnad istället för en hög engångsutgift. Det viktigaste är dock inte priset, utan att du har ett smidigt kassasystem som är lätt att förstå sig på. Det ska underlätta för såväl dina kunders betalningar som för din administration och bokföring. Ett dyrare kassasystem kan ibland vara bättre då dyrare system ofta kommer med fler funktioner och är mer anpassningsbara. Se dock upp med att hamna i fällan att dyrare är bättre. Ett dyrare och mer avancerat system kan stjälpa snarare än hjälpa ditt företag om det är allt för övermäktigt och utmanande att använda.

Vad finns det för krav på ett kassaregister?

Vad finns det för krav på ett kassaregister

För att du ska kunna välja rätt kassaregister i det stora utbud som finns, är det viktigt att skapa dig en förståelse för vilka krav som finns på ditt register. Ett av kraven är att kassaregistret ska vara certifierat.

 

Ett certifierat kassaregister ska vara tillverkardeklarerat och dessutom ska det även finnas en certifierad kontrollenhet kopplat till ditt register. Kontrollenheten kan antingen vara en fysisk låda kopplad till ditt kassasystem eller molnbaserad. Om du väljer en molnbaserad kontrollenhet så krävs det en internetuppkoppling för att den ska kunna användas och uppdateras. Tillverkardeklarationen visar att kassaregistret uppfyller de krav som Skatteverket satt upp. Ditt register måste dessutom kunna ge kunden ett kvitto. Därför måste du antingen koppla ihop ditt register med en fysisk kvittoskrivare eller erbjuda kunden ett digitalt kvitto.

 

Skatteverket är tydliga med att all försäljning och alla övningsslag ska slås in på kassan och registreras av kontrollenheten. Detta för att Skatteverket vid en eventuell tillsynskontroll ska kunna följa alla registrerade händelser som ägt rum. Det är alltså inte tillåtet att koppla ur kontrollenheten när kassan används. Såväl kontantbetalningar som kortbetalningar och swishbetalningar måste registreras, och det ska framgå att det är skilda betalningssystem. Ditt kassaregister ska helt enkelt kunna visa alla olika typer av registreringar samt få fram behandlingshistorik om olika aktiviteter som utförts. Du måste också registrera ditt kassasystem hos Skatteverket. Detta för att de ska ha koll på vem som äger ett kassasystem och på vilken plats det används. Registrera ditt kassasystem kan du göra på Skatteverkets hemsida.

Kan molnbaserade kassaregister vara certifierade?

Kan molnbaserade kassaregister vara certifierade

Tunga, otympliga kassaapparater med en kassalåda under är idag ett minne blott för de caféer och restauranger som vill kunna använda en smidigare lösning. Skatteverket godkänner nämligen numer molnbaserade kassaregister, så länge de är certifierade.

Ett certifierat molnbaserat kassaregister kan verkligen revolutionera arbetsdagen för många restauranger. Med ett molnbaserat kassaregister kan hela processen skötas med endast en mobiltelefon eller surfplatta som hjälp. All viktig information sparas i ett molnbaserat lagringsutrymme och kan enkelt nås med internetuppkoppling. Dessutom kommer den alltid att finnas där och du behöver inte oroa dig för att den går förlorad i händelse av stöld eller brand.

 

Med ett molnbaserade kassasystem finns det dock ett större utrymme för oseriösa aktörer, se därför till att vara noggrann när du väljer ditt kassasystem. Kassaregistret måste fortfarande vara certifierat och tillverkardeklarerat enligt Skatteverkets alla regler för att det ska vara godkänt. Välj aktör med stor omsorg och se till att de är transparenta med sin prissättning. Allt för låga lockpriser vägs ofta upp av dolda avgifter och andra tråkigheter för dig som kund. Glöm inte att kolla upp om det finns någon form av support och om supporten ingår i tjänsten eller om det tillkommer en kostnad varje gång du kontaktar dem.

 

Ett digitalt kassaregister kräver ingen fysisk kontrollenhet. Istället sparar det all nödvändiga data om dina försäljningar och andra registreringar i molnet. Att använda en certifierad molnbaserad kontrollenhet är godkänt av Skatteverket. Om de gör ett oanmält tillsynsbesök kan de få all nödvändig information från molnet istället för den fysiska kontrollenheten. För att använda ett molnbaserat kassasystem erbjuder de flesta leverantörer en app som du laddar ner till din mobil eller surfplatta. Då får du full åtkomst till kassaregistret och du kan direkt börja ta betalt. Hos många aktörer kan du koppla ihop registret med en kortläsare och Swish.

Är billiga kassaapparater också certifierade?

Är billiga kassaapparater också certifierade

Om du hittar en allt för billig kassaapparat, oavsett om den är ny eller begagnad, och det verkar för bra för att vara sant – då är det antagligen så. När du köper eller hyr ett kassasystem är det mycket viktigare att satsa på ett tryggt och säkert system snarare än att basera beslutet enbart på kostnaden. Med det sagt är inte alla certifierade kassaapparater dyra, utan det finns även billiga kassaapparater som är godkända av Skatteverket.

 

Om ditt företag är nystartat eller om du av någon annan anledning inte har så mycket pengar att lägga på ett kassaregister, då är det smartast att hyra ett kassaregister. Att hyra en kassaapparat är det billigaste alternativet då du får en lägre löpande månadskostnad istället för en mycket hög engångsavgift. Ju mindre komplicerad din verksamhet är desto billigare kan du komma undan.

 

En kassaapparat med få funktioner, till exempel för en liten butik, är billigare än de avancerade kassasystem som finns för alla som behöver flera olika enheter samt funktioner som att kunna slå in bongar eller bordsindelning. Om du har få likvider och mindre ekonomiskt utrymme kan du kika efter en billig kassaapparat., se bara till att välja en seriös aktör som säkerställer att kassaapparaten är certifierad. Det billigaste alternativet för ett certifierat kassaregister är oftast att välja ett mobilt register. Genom att ha registret på en mobil eller surfplatta samt en molnbaserad kontrollenhet får du den lägsta månadskostnaden för ett godkänt, certifierat register.

Är det dyrare med ett certifierat kassaregister?

Är det dyrare med ett certifierat kassaregister

Ett certifierat kassaregister är dyrare än ett ocertifierat register. Det beror på en enda anledning – att kassaregister utan certifiering inte är godkända att använda. För att systemet ska vara godkänt måste det vara certifierat, tillverkardeklarerat och ha en tillhörande kontrollenhet. Försäljningsställen som använder kassasystem utan rätt certifiering riskerar att få böter på 12 500 kr om de upptäcks av Skatteverket. Den höga boten används i avskräckande syfte då Skatteverket kräver att alla företag ska använda ett godkänt kassaregister för att motverka illojal konkurrens och fusk.

 

Ett certifierat kassaregister behöver inte vara allt för dyrt, det finns en stor variation när man kollar på vad ett kassaregister kostar. Du behöver absolut inte välja det dyraste då dyrt inte alltid innebär bättre. Ju dyrare ett register är desto fler funktioner innehåller det oftast. Stora restauranger som behöver flera enheter, bongar, bordskarta, take-away, personalliggare och inlösenavtal har behov av mer avancerade system som därmed också är dyrare. Om du istället har ett litet företag, kanske en enmanssalong eller en liten butik, krävs det inget dyrt och avancerat system. Istället kan du välja ett billigare kassasystem med färre funktioner, men systemet blir också mer lätthanterligt och smidigare för dig att använda. Försök alltid välja ett så enkelt kassaregister som möjligt med just de funktioner du behöver. Då kan du spara såväl tid som pengar. Ofta kan du få ett certifierat kassaregister för så lite som 300 – 1 000 kr per månad.

 

Ett certifierat kassaregister behöver alltså inte vara dyrt. Allt beror på vilken typ av system du väljer. Det kommer dock alltid att vara dyrare än ett kassasystem som varken är certifierat eller godkänt. Generellt kostar ett bra kassasystem mellan 10 000 – 50 000 kr per år. Även om dyrare inte nödvändigtvis betyder bättre, så får du ofta vad du betalar för, speciellt när det kommer till kundservice, tillgänglighet och kunskap.

Hur registrerar man ett kassaregister hos Skatteverket?

Hur registrerar man ett kassaregister hos Skatteverket.png

När du har köpt in eller skrivit på ett hyresavtal om ett kassaregister måste du meddela det till Skatteverket. Det gör du genom att registrera kassasystemet på deras webbtjänst. På så sätt vet Skatteverket om att du har ett kassasystem och vart det finns. För att anmäla ditt kassasystem till Skatteverket klickar du dig in på Skatteverkets hemsida och deras tjänst ”Kassaregister”. Där kan du både registrera nya kassasystem och kontrollenheter samt ändra tidigare uppgifter. Direkt efter att din registreringsanmälan om kassaregister har skickats in till Skatteverket kan du börja använda det. Du behöver alltså inte vänta på Skatteverkets godkännande.

Det tar cirka två veckor innan Skatteverket skickar ut en bekräftelse på din registrering, men det kan däremot ta hela sex veckor innan du får ett registreringsbevis. Förutom ett registreringsbevis får du även skyltar med identifikationsnummer som du sätter på kassaregistret och kontrollenheten om du har en fysisk sådan. Om du använder ett mobilt kassasystem kan du istället förvara skylarna i direkt anslutning till systemet. Att registrera ett nytt kassasystem hos Skatteverket är alltså enkelt.

Att glömma att registerara sitt kassaregister hos Skatteverket kan däremot bli en mycket dyr historia. Det är därför en detalj som du verkligen inte får missa som nybliven företagare eller om du har köpt in ett nytt kassasystem. Vid en oanmäld tillsynskontroll får du böter på 12 500 kr om du har glömt att registrera det hos Skatteverket. Myndighetens böter gäller alltså inte bara för kassasystem som saknar certifiering eller om du medvetet undviker att använda ett godkänt system.