Tips för schemaläggning i restaurang
Med rätt arbetssätt kan schemaläggning för din restauranger bli mer lätthanterlig, minska personalkostnader och öka personalens trivsel.
Artikeln innehåller
Att hantera schemaläggning för restauranger kan vara en komplex och tidskrävande uppgift som ställer noggrannhet och strategiskt tänkande på prov, som har stor inverkan på försäljning och personalens välmående. Med rätt verktyg kan schemaläggningen förenklas avsevärt, vilket ger både personal och chefer bättre arbetsförhållanden, ekonomi, service och ökad produktivitet. Här är några värdefulla tips och tricks för att optimera din schemaläggning i restaurang, kafé eller hotell som sparar in på massor av timmar av administration.
Varför är schemaläggning viktig?
Effektiv schemaläggning är mer än bara att tilldela arbetspass. Det handlar om att skapa en balans där personalens kompetenser och tillgänglighet möter restaurangens behov. Med rätt verktyg och arbetssätt kan schemaläggning för din restauranger bli mer lätthanterlig, minska personalkostnader och öka personalens trivsel.
Att tänka på inför schemaläggning av restaurangpersonal
- Planera efter behov: Analysera tidigare försäljningsdata för att förstå hur mycket försäljning du förväntar dig ha under dagen och under vilka tider på dygnet som du behöver ha extra personal tillsatt. Att planera efter behov gör det enklare att schemalägga rätt och slippa över- eller under bemanna restaurangen och dra på sig dyra personalkostnader eller missa försäljning.
- Kommunikation: Gör det enkelt att informera personalen om schemaändringar eller att ett pass blir “öppet” vid till exempel oväntad frånvaro och behöver täckas. Det är även bra att förbereda personalen i god tid ifall man vet att ett större event kommer att inträffa och att extra personal kommer att behövas för att kunna leverera bra service och inte tappa försäljning.
- Flexibilitet: Att enkelt kunna meddela personalen om snabba ändringar i schemat baserat på oplanerade eller planerade händelser som till exempel väder, stora bokningar, event eller något annat som kräver mer personal.
- Teknologi: Att erbjuda en smart och digital stämpelklocka som är direkt kopplat till schemaläggning verktyget gör det enkelt att hålla koll på tidsregistrering och närvaro. Fördelen är även att systemet då kan hjälpa och automatisera andra administrativa uppgifter som löner, dricks och annat som tar mycket tid.
- Personalkostnader: Personalkostnader är en av de större utgifterna som en restaurang och därför väldigt viktig att hålla koll på. Att hålla koll på personalkostnader och se om det är lönsamt att schemalägga extra personal är en viktig faktor för att inte dra på sig onödiga kostnader och optimera vinsten av försäljningen.
- Rutiner: Noggrant utbilda personalen i rutiner kring schemaläggning och tidsrapportering, samt hur man visar en kontrollant från Skatteverket personalliggaren.
Använd digitala verktyg
Modernt schemaläggningssystem med inbyggda digitala stämpelklockor är ovärderliga för effektiv schemaläggning. Dessa system gör det enkelt att hantera personalens arbetstider och få en tydlig översikt över personalens närvaro, antal arbetade timmar och personalkostnader. Genom att integrera personalsystem med kassasystemet och bordsbokningssystem, kan du också få insikter i hur bemanningen bäst matchar förväntad försäljning, vilket är ett bra nyckeltal som skapar insikter i hur du kan optimera både service och intäkter.
Digitala verktyg som personalsystem eller schemaläggningsverktyg som det även kan benämnas som hjälper till att automatisera löner, hålla koll på personalkostnader, schema, dricks och in- och utstämpling av personal. Förutom ovan nämnda kan ett personalsystem underlätta kommunikation kring schema, oplanerad frånvaro, schemaändringar eller om arbetspass finns tillgängliga.
Gör det enkelt att kommunicera på ett och samma ställe
Att upprätthålla en öppen kommunikationskanal med ditt team är avgörande. En plattform där anställda kan visa om de är tillgängliga och gör det möjligt att byta passa med varandra utan att behöva gå igenom en mellanhand om man vill det. Förutom det kan det vara ett bra sätt för personalen att dela information som gäller jobbet till andra medarbetare via plattformen så att inte viktig information missas. Många schemaläggningssystem ger personal tillgång till sina scheman via mobila appar eller personalsidor, vilket förbättrar kommunikationen och underlättar för personalen att hantera sina egna scheman, samt byta pass.
Fördelar med ett att personalen får en egen personalsida som minimerar administrativa tidstjuvar och gör kommunikationen mellan chefer och anställda mer effektiv:
- Stämpla in och ut för dagen
- Personalen kan byta pass
- Markera i en gemensam kalender vilka dagar de kan och inte kan jobba
- Skicka in önskemål om arbetspass
- Anmäla frånvaro
- Ansöka om ledighet/semester
- Se lönesedlar
- Skicka ut notiser på nya arbetspass
Var flexibel vid schemaläggning
Flexibilitet är nyckeln till att hantera oförutsägbarheter som ofta uppstår i restaurangbranschen. Genom att ha möjligheten att snabbt anpassa scheman baserat på aktuella behov – såsom oväntad frånvaro eller plötsliga förändringar i bokningar – kan du säkerställa att din verksamhet alltid är väl bemannad och att dina personalkostnader inte skenar iväg. Detta innebär även att kunna hantera övertid och mertid effektivt, vilket är en viktig faktor i arbetsrättsliga sammanhang.
Integrera väderdata och försäljningsdata med schemaläggningen
Genom att använda schemaläggningsverktyg som kan integrera data från försäljningsprognoser och väderprognoser, kan du göra mer korrekta beslut kring schemaläggning. Detta hjälper dig att schemalägga rätt antal arbetspass baserat på förväntad försäljning baserat på förväntad försäljning och om du påverkas mycket av väder hur väderprognosen ser ut. Vilket inte bara optimerar personalkostnader utan också förbättrar kundupplevelsen.
Realtidsdata om personalkostnader
Personalkostnader är en av de största utgifterna en restaurang har och därför är det avgörande för lönsamheten att personalkostnaden inte blir för hög. Via en integration till kassasystemet till personalsystemet kan du i realtid hålla koll på personalkostnaderna. Vilket ger möjligheten att enkelt och smidigt följa upp lönsamheten och hålla kolla på försäljning och kostnader, både i nutid och historiskt.
Onslips kassasystem har integrationer till:
Följ lagar och regler
Det är av yttersta vikt att följa alla relevanta lagar och föreskrifter som rör arbetstider och personalhantering. Detta inkluderar att hålla en noggrann personalliggare och att följa bestämmelser om dygns- och veckovila. Säkerställ att ditt personalsystem kan hantera dessa krav för att undvika böter och andra rättsliga problem. Många personalsystem hjälper till i vissa områden att automatiskt hålla koll på regelverket för att säkerställa att det inte blir fel, till exempel genom varningar i systemet. Men det är viktigt att alltid uppdatera sig själv kring vad som gäller.
Sammanfattningsvis
Genom att följa dessa tips kan du skapa en mer effektiv och mindre stressig miljö för både personal och ledning, vilket leder till en mer lönsam restaurang. Användningen av modern teknik i schemaläggningsprocessen inte bara förenklar administrationen utan hjälper också till att bättre matcha arbetskraft med kundflöden, vilket leder till ökad effektivitet och kundnöjdhet. Fler tips kring schemaläggning hittar ni här.
